Административный ассистент руководителя / Координатор отдела маркетинга

Мы — динамично развивающаяся компания-системный интегратор. Мы внедряем сложные IT-решения для бизнеса, поэтому в нашей команде ценятся профессионализм, структурность и открытость к новым технологиям.

Ваши задачи:

Поддержка Генерального директора:

Ведение рабочего графика руководителя, согласование встреч, фильтрация звонков и почты.

Встреча и сопровождение гостей и партнеров. Организация кофе-брейков, контроль состояния переговорных.

Организация внутренних совещаний. Фиксация хода встречи и составление структурированных протоколов с использованием нейросетей.

Фиксация задач от CEO, контроль сроков и статуса их исполнения сотрудниками, регулярная отчетность.

Travel-поддержка: полное сопровождение командировок руководителя (логистика, отели, визы, документы).

Поддержка офиса:

Взаимодействие с секретарем офиса, взаимовыручка и полное замещение коллеги на время отпусков (контроль наличия и заказ питьевой воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов, помощь коллегам по другим вопросам).

Пропускной режим: оперативное оформление и заказ пропусков для сотрудников и гостей компании.

Координация документооборота маркетинга и рекламы:

Ведение ДОУ в 1С: Оформление, регистрация и согласование внутренних и внешних документов по направлению маркетинга и рекламы.

Договорная работа: Подготовка и согласование договоров с рекламными агентствами, подрядчиками, медиа-площадками. Заведение и согласование новых контрагентов в системе.

Контроль бюджета: Ведение реестра платежей, контроль освоения бюджета маркетинга, сверка актов и закрывающих документов с контрагентами.

Взаимодействие с отделом маркетинга: Оперативная поддержка маркетинговых активностей на административном уровне, координация с бухгалтерией и юридическим отделом по вопросам оплаты и согласования.

Опыт работы на позиции ассистента руководителя, бизнес-ассистента или секретаря от 1-2 лет.

Опыт работы в 1С и понимание договорной работы. Опыт работы с закрывающими документами (акты, счета, УПД).

Умение работать с нейросетями. Уверенный пользователь ПК и MS Office.

Грамотная речь, дипломатичность, тактичность, опрятный внешний вид.

Хорошие организаторские способности, умение расставлять приоритеты в режиме многозадачности. Внимательность к цифрам.

Мы предлагаем:

Стабильную работу в надежной московской IT-компании (системном интеграторе).

Официальное трудоустройство и конкурентную заработную плату по результатам собеседования.

График работы: 5/2 с 09:30 до 18:30.

Комфортный офис в пешей доступности от метро.

ДМС после испытательного срока на условиях компании.