Бизнес-Ассистент руководителя

Роль- Ассистент по систематизации и административной поддержке руководителя

Мы — больше чем компания. Мы создаём в России индустрию дизайнерской игрушки как форму современного искусства, которая войдёт в культурное наследие. Каждый наш продукт — это источник радости и вдохновения, созданный командой единомышленников.

Мы ищем специалиста, который станет надёжной опорой для руководителя и всей команды: возьмёт на себя тонкую настройку процессов, превратит хаос в систему и обеспечит безупречную работу административного механизма. Если ты отвечаешь всем требованиям вакансии, любишь порядок, видишь красоту в структуре, умеешь превращать разрозненные данные в понятные отчёты и не теряешься в потоке задач — тебе к нам. Ты будешь тем, кто даёт команде возможность творить, снимая с неё рутину и освобождая пространство для креатива.

Для участия в конкурсе на вакансию в сопроводительном письме:
1. Напиши кратко какой опыт (сколько лет?) у тебя в бизнес-ассистировании
2. Был ли у тебя опыт выстраивания бизнес-процессов?
3. Был ли у тебя опыт сопровождения руководителя на встречах с протоколированием информации?
4. Был ли у тебя опыт работы офис-менеджером?
5. На какой уровень дохода ты рассчитываешь в данном функционале?

Или заполни ответы на эти вопросы в анкету гугл-формы по приложенной ссылке
https://docs.google.com/forms/d/1FWDS_JVI95ISLL69BwlX-xuLkymwBuk3D83FSon_AXE/edit

Ключевые задачи (Обязанности):
• Протоколировать встречи и переговоры руководителя в Москве и других городах, а также все онлайн встречи: фиксировать ключевые договорённости, задачи и сроки, формировать структурированные итоги и оперативно рассылать их участникам.
• Обрабатывать, структурировать и систематизировать информацию, превращая разрозненные данные в удобные отчёты, понятные всей команде.
• Выступать в роли «единого окна» для передачи задач — от собственника до руководителей отделов, обеспечивая чёткую коммуникацию и контроль исполнения.
• Поддерживать руководителя в административных и организационных вопросах, оперативно закрывая возникающие потребности.
• Обеспечивать бесперебойную работу административных процессов, предугадывая узкие места и предлагая улучшения.
• Вести деловую переписку и документацию, соблюдая стандарты и сохраняя высокий уровень сервиса.
• Контролировать сроки, вести трекинг задач и не допускать провалов в исполнении — быть тем, кто держит всё под контролем.
• Вести учёт и каталогизацию коллекционных игрушек и товаров, выстраивая прозрачную и удобную систему хранения данных.
• Организовывать и систематизировать закупки коллекции, сопровождая процесс от заявки до приёмки: вести документацию, контролировать сроки и качество исполнения.
• Работать с поставщиками, контрактами и каталогами, выстраивая прозрачные и предсказуемые процессы взаимодействия.
• Поддерживать высокий уровень порядка и комфорта в офисе: организовывать пространство, взаимодействовать с сервисными службами, встречать гостей и создавать атмосферу гостеприимства.

Идеальный кандидат (Требования):
• Опыт работы на позиции ассистента первого лица, бизнес ассистента, project manager с навыками операционного координатора или в смежной роли — от 3 лет.
• Английский язык на уровне не ниже B1.
• Уверенное владение офисными программами, продвинутые навыки работы в Excel и Google Таблицах (макросы, ВПР, сводные таблицы, формулы), опыт использования AI инструментов (в том числе GPT), а также систем типа Bitrix24.
• Понимание основ маркетинга, продаж, логистики, бизнес процессов и операционного управления — чтобы говорить на одном языке со всеми отделами.
• Высокий уровень самоорганизации, ответственности, конфиденциальности и самостоятельности, а также инициативность и исполнительность: ты не ждёшь указаний, а видишь, что нужно сделать, и делаешь.
• Умение легко и уважительно общаться с разными людьми — от коллег до партнёров, сохраняя конструктивный тон в любых ситуациях.
• Готовность быть на связи в нестандартном графике и оперативно реагировать на срочные задачи, в том числе в форс мажорных ситуациях.
Будет особенно ценно, если ты:
• Имеешь опыт работы в категориях: игрушки, товары для творчества, дизайнерские продукты.
• Понимаешь тренды современного дизайна и искусства, испытываешь искренний интерес к коллекционным игрушкам и креативной индустрии.
• Работал с premium сегментом и знаешь, какой уровень сервиса и внимания к деталям там ожидается.

Мы предлагаем:
• Возможность работать с боссом-легендой Ильёй Поповым (создатель брендов «Смешарики», «Фиксики» и др.).
• Участие в уникальных креативных проектах, где твоя системность становится фундаментом для больших идей.
• Работу в инновационной компании с проектами, признанными во всём мире.
• Гибкий график, дружественную атмосферу и достойное вознаграждение.
• Уникальные возможности профессионального роста, развитие навыков и участие в масштабных и вдохновляющих задачах.
Присоединяйтесь, чтобы наполнять Россию продуктами, которые вдохновляют!