Координатор проектов и документооборота

О компании

«Ковщик» — производственная мастерская с собственным сварочным цехом и кузницей.

Мы занимаемся:

• изготовлением нестандартных металлоконструкций;
• архитектурным металлом и металлодекором;
• реставрацией металлических изделий;
• изготовлением изделий для ресторанов и коммерческих объектов;
• производством коптилен и смокеров;
• монтажными работами.

У нас одновременно ведется несколько проектов на разных стадиях: согласование, расчет, заключение договора, техподготовка, закупка, производство, монтаж и сдача.

Ищем человека, который будет поддерживать порядок в проектах, документах, расчетах, сроках и статусах.

Главная задача

Обеспечить, чтобы по каждому проекту в любой момент было понятно:

• что входит в состав проекта;
• какие документы готовы;
• на каком этапе находится заказ;
• кто отвечает за следующий шаг;
• какие данные отсутствуют;
• какие счета выставлены и оплачены;
• какая версия сметы, спецификации и документации является актуальной;
• что необходимо сделать для дальнейшего движения проекта.

Это не должность конструктора и не должность руководителя производства.

Координатор собирает, проверяет, систематизирует и актуализирует информацию, контролирует движение документов и своевременно напоминает ответственным о необходимых действиях.

Обязанности

Ведение проектов

• создание и заполнение карточек новых проектов;
• ведение централизованного реестра проектов;
• актуализация статусов, сроков и ответственных;
• фиксация следующего действия по каждому проекту;
• контроль полноты информации;
• перенос проектов между стадиями: «Согласование», «В работе», «Сдача», «На паузе», «Архив»;
• подготовка ежедневных и еженедельных сводок для руководителя;
• своевременное уведомление о просрочках, рисках и блокирующих вопросах.

Проектная документация

• поддержание единой структуры папок по проектам;
• контроль правильного названия и расположения файлов;
• ведение актуальных версий документов;
• контроль наличия рабочей версии проекта для производства;
• ведение журнала изменений;
• проверка соответствия между составом проекта, спецификациями, сметой, КП и договором.

Коммерческие предложения и расчеты

• сбор исходной информации для расчета проекта;
• контроль актуальности перечня изделий, работ, материалов и комплектующих;
• запрос недостающих данных у конструктора, снабжения и производства;
• внесение подтвержденных данных в расчетные таблицы;
• проверка полноты расчета себестоимости;
• актуализация смет и бюджета проекта;
• верстка коммерческих предложений по установленному шаблону;
• проверка соответствия коммерческого предложения утвержденной смете;
• фиксация версий и дат отправки КП.

Координатор не определяет самостоятельно конструкцию изделия, производственные часы, маржинальность и итоговую цену. Эти данные предоставляются и утверждаются ответственными сотрудниками и руководителем.

Договоры и финансовые документы

• заполнение договоров по утвержденным шаблонам;
• проверка реквизитов, сумм, сроков и состава работ;
• подготовка счетов на аванс, этапные платежи, допработы и окончательный расчет;
• ведение статусов выставленных счетов и поступивших оплат;
• подготовка актов, уведомлений и закрывающих документов;
• контроль отправки и подписания документов;
• контроль своевременного выставления окончательных счетов.

Закупки и производство

• формирование и актуализация листов закупки;
• передача информации снабжению;
• контроль получения цен и сроков поставки;
• запрос у начальника производства плановых трудозатрат;
• внесение подтвержденных производственных часов в расчет;
• контроль наличия комплекта документов для запуска проекта;
• фиксация даты передачи проекта в производство;
• сбор фактических расходов;
• сопоставление плановой и фактической себестоимости;
• фиксация отклонений.

С кем предстоит взаимодействовать

• генеральный директор;
• ведущий инженер-конструктор;
• ассистент инженера ПТО;
• начальник производства;
• мастер цеха;
• снабженец;
• бухгалтерия;
• заказчики — преимущественно по вопросам документов и получения исходной информации.

Что мы ожидаем

Обязательно

• опыт работы с проектами, заказами или документооборотом от 1–2 лет;
• уверенная работа в Excel или Google Sheets;
• уверенная работа с Word и шаблонами документов;
• умение вести реестры и контрольные таблицы;
• внимательность к суммам, датам, количествам и версиям документов;
• способность одновременно контролировать несколько проектов;
• умение собирать информацию у разных сотрудников;
• способность настойчиво, но корректно напоминать о задачах;
• привычка фиксировать договоренности письменно;
• способность самостоятельно организовать свою работу.

Будет преимуществом

• опыт в производстве, строительстве, металлообработке, ПТО или снабжении;
• опыт подготовки коммерческих предложений;
• опыт работы с договорами, счетами и актами;
• понимание принципов формирования себестоимости;
• базовое понимание чертежей и спецификаций;
• опыт ведения плановых и фактических расходов по проектам.

Личные качества

Нам подойдет человек, который:

• любит порядок и системность;
• спокойно относится к регулярной работе с таблицами и документами;
• не хранит важные данные только в голове;
• умеет доводить задачи до завершения;
• не боится уточнять и напоминать;
• замечает несоответствия;
• не скрывает ошибки;
• умеет отделять свои полномочия от решений конструктора, производства и руководителя;
• способен работать в условиях нескольких параллельных проектов.

Вакансия не подойдет, если вы

• не любите таблицы и документооборот;
• быстро устаете от повторяющихся задач;
• привыкли работать только по устным поручениям;
• часто забываете фиксировать договоренности;
• стесняетесь напоминать сотрудникам о сроках;
• хотите заниматься преимущественно творческой работой;
• считаете, что можно держать все задачи в голове;
• самостоятельно меняете цены, технические данные или сроки без согласования.

Условия

• работа в производственной компании с реальными нестандартными проектами;
• фиксированный оклад 85 000 ₽ на руки;
• ежемесячная премия до 20 000 ₽ по прозрачным KPI;
• целевой доход — 105 000 ₽ на руки;
• оформление и условия обсуждаются на собеседовании;
• работа в Санкт-Петербурге;
• преимущественно очный формат;
• рабочий график обсуждается;
• испытательный срок;
• обучение внутренним процессам, структуре реестра и шаблонам документов;
• перспектива роста до старшего координатора или менеджера проектов.

Как оценивается работа

Основные показатели:

• актуальность реестра и карточек проектов;
• своевременная подготовка КП, договоров, счетов и актов;
• порядок в проектных папках и версиях документов;
• полнота смет, закупочных листов и бюджета себестоимости;
• своевременные напоминания и эскалация проблем;
• отсутствие потерянных задач и документов.

Что написать в отклике

Просим коротко ответить на вопросы:

1. Сколько проектов или заказов вы одновременно вели?
2. С какими документами работали?
3. Какие таблицы и реестры вы самостоятельно вели?
4. Как оцениваете свой уровень Excel по шкале от 1 до 10?
5. Был ли у вас опыт в производстве, строительстве или проектной работе?
6. Как вы действуете, если сотрудник не предоставляет необходимые данные в срок?
7. Почему вам подходит работа, где значительная часть результата зависит от порядка, контроля и внимательности?