Офис-менеджер / координатор по работе с дилерами

Компания

ООО «Седатек» — поставщик лабораторного, аналитического и испытательного оборудования для промышленных предприятий, лабораторий, производственных компаний, научных и инжиниринговых организаций.

Мы работаем в B2B-сегменте и поставляем оборудование для анализа материалов: металлография, пробоподготовка, твердомеры, спектрометры, микроскопы, расходные материалы и сопутствующие решения для лабораторий.

Сейчас мы ищем сотрудника, который поможет держать порядок в офисных, документальных и операционных процессах компании.

________________________________________

Кого мы ищем

Нам нужен не классический секретарь и не активный менеджер по продажам.

Мы ищем спокойного, аккуратного и самоорганизованного координатора, который будет работать на стыке нескольких задач:

• общение с дилерами и партнёрами;

• обработка входящих запросов;

• ведение информации в Bitrix24;

• подготовка стандартных коммерческих предложений;

• работа с документами и первичной бухгалтерской документацией;

• выставление счетов в 1С по согласованным данным;

• помощь с отгрузками;

• координация подрядчиков;

• обеспечение базового порядка в офисе.

Эта работа подойдёт человеку, которому комфортна стабильная офисная работа, понятный фиксированный оклад, аккуратная работа с документами и спокойное деловое общение без холодных продаж и агрессивных KPI.

________________________________________

Обязанности

Работа с дилерами и входящими запросами

• Принимать и обрабатывать запросы от дилеров и партнёров.

• Отвечать дилерам по статусам заказов, остаткам на складе и срокам отгрузки.

• Заносить запросы, контакты, компании и сделки в Bitrix24.

• Поддерживать актуальность информации по сделкам.

• Готовить стандартные коммерческие предложения по готовым данным.

• Передавать нестандартные или технически сложные запросы менеджеру или инженеру.

• Обрабатывать понятные запросы по расходным материалам и типовым позициям.

Документооборот и бухгалтерская помощь

• Вести входящую и исходящую корреспонденцию.

• Сканировать, регистрировать и раскладывать документы.

• Собирать первичные документы для бухгалтерии.

• Вести и постепенно улучшать порядок в реестрах договоров и документации.

• Помогать с подготовкой авансовых и командировочных документов по переданным данным.

• Следить, чтобы документы не терялись и были доступны для руководителя и бухгалтерии.

1С, счета и коммерческие предложения

• Выставлять счета в 1С по согласованным данным.

• Проверять реквизиты, номенклатуру, количество и цену.

• Подготавливать типовые КП по шаблонам.

Отгрузки и склад

• Помогать с подготовкой заказов к отгрузке.

• Готовить документы для отгрузки.

• Вызывать курьера или транспортную компанию.

• Работать с транспортными компаниями и курьерскими сервисами.

• Участвовать в инвентаризации склада.

Важно: должность не является складской, но помощь с отгрузками и инвентаризацией входит в реальную работу. Нужно будет не только сидеть за компьютером, но и помочь подготовить заказ к отправке.

Офисные и административные задачи

• Заказывать необходимые товары для офиса.

• Контролировать базовые офисные потребности.

• Координировать работу подрядчиков.

• Помогать в подготовке к профильным выставкам и мероприятиям.

• Размещать вакансии, помогать с первичным скринингом резюме и назначением собеседований.

• Выполнять разовые административные поручения руководителя, связанные с деятельностью компании.

________________________________________

Что не входит в работу

Чтобы ожидания были честными:

• холодных продаж нет;

• активный поиск клиентов не требуется;

• самостоятельный технический подбор сложного оборудования не требуется;

• полноценный бухгалтерский учёт не требуется;

• должность не является чисто складской.

Но нужно быть готовым к многофункциональному формату небольшой B2B-компании: сегодня документы и Bitrix24, завтра КП дилеру, затем вызов курьера, помощь с отгрузкой или координация подрядчика.

________________________________________

Требования

• Уверенное владение ПК.

• Опыт работы с документами, таблицами, CRM, 1С или готовность быстро освоить эти инструменты.

• Аккуратность при внесении данных.

• Грамотная письменная и устная коммуникация.

• Спокойное и корректное общение с дилерами, партнёрами и коллегами.

• Самоорганизация и умение не терять задачи.

• Готовность работать в многозадачном режиме.

• Готовность к рутинной, но важной работе.

• Ответственное отношение к документам, срокам и договорённостям.

• Готовность выполнять смежные задачи, если это нужно для работы компании.

________________________________________

Будет преимуществом

• Опыт работы в банковской сфере, клиентском сервисе, офис-менеджменте, сопровождении клиентов или работе с партнёрами.

• Опыт работы с Bitrix24 или другой CRM.

• Опыт работы в 1С.

• Опыт подготовки коммерческих предложений.

• Опыт взаимодействия с транспортными компаниями.

• Опыт ведения реестров документов, договоров или заявок.

• Опыт административной поддержки руководителя или отдела продаж.

________________________________________

Условия

• Официальное оформление.

• График: 5/2, с 9:00 до 18:00.

• Работа в офисе.

• Испытательный срок: 3 месяца.

• Оклад: 90 000 ₽ на руки.

Можно обсудить итоговую сумму по результатам собеседования и опыта кандидата.

• Выплата заработной платы 2 раза в месяц.

• Комфортное рабочее место.

• Уважительное отношение внутри команды.

________________________________________

Кому подойдёт эта работа

Эта вакансия подойдёт человеку, который:

• хочет стабильную офисную работу;

• не ищет агрессивные продажи и процентную мотивацию;

• любит порядок в документах и задачах;

• умеет спокойно общаться с людьми;

• нормально относится к рутине;

• не боится CRM, таблиц, документов, счетов, КП и отгрузок.

________________________________________

Кому вакансия не подойдёт

Скорее всего, мы не подойдём друг другу, если вы:

• не готовы работать с документами;

• не любите рутинные задачи;

• хотите выполнять только строго ограниченный список обязанностей;

• не готовы помогать с отгрузками и складскими задачами;

• плохо работаете с ПК;

• теряетесь, когда параллельно идёт несколько задач;

________________________________________

Как откликнуться

В отклике, пожалуйста, коротко ответьте на 3 вопроса:

1. Есть ли у вас опыт работы с документами, CRM или 1С?

2. Готовы ли вы к многофункциональной офисной роли: дилеры, документы, Bitrix24, КП, счета, подрядчики и помощь с отгрузками?

3. Почему вам интересна именно стабильная офисная работа без холодных продаж?

Отклики без ответов на вопросы тоже рассматриваем, но ответы помогут быстрее понять, насколько вам подходит формат работы.