Бизнес-координатор директора (Executive Assistant to Director)

Алматы, улица Ханов Керея и Жанибека, 8

Метро: Алмалы

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение Google Calendar: планирование, согласование, подтверждение и перенос встреч. Напоминания директору и участникам. Организация командировок: билеты, гостиницы, трансфер, программы визитов. Приём и сопровождение делегаций.
Контроль задач и поручений: фиксация поручений директора и их декомпозиция. Постановка задач в таск-менеджере (Bitrix24 / YouGile / Microsoft To Do / TickTick / Google Calendar). Контроль сроков, напоминания исполнителям. Еженедельный статус-отчёт директору.
Документооборот: подготовка черновиков писем, NDA, договоров, коммерческих предложений, презентаций. Контроль согласований и ответов по отправленным документам. Поддержание порядка в файловой структуре.
CRM и контакты: ведение CRM: лиды, иностранные компании, инвесторы, делегации, партнёры. Контроль актуальности и полноты данных.
Координация заявок (IBD Kazakhstan): регистрация и маршрутизация входящих запросов. Назначение ответственных, контроль сроков и статусов.
Отчётность по проектам.
Международные коммуникации: самостоятельная деловая переписка на русском и английском. Подтверждение встреч, запрос документов, согласование программ визитов. Коммуникация с партнёрами из Китая, России, Центральной Азии.
Подготовка директора к встречам: вriefing Note на одну страницу к каждой значимой встрече: кто компания, кто человек и его должность, чего хочет вторая сторона, что нужно обсудить, что предложить, уточнить или подписать.
Полномочия: самостоятельно, без отдельного одобрения. Организовывать встречи и формировать программы визитов; вести деловую переписку от лица офиса директора; запрашивать документы у партнёров; готовить черновики договоров и КП; контролировать исполнителей; работать с CRM.

Требования:

Опыт работы помощником/координатором при руководителе от 3 лет.
Зрелый профессиональный подход, деловая самостоятельность, умение работать без постоянных инструкций.
Преимуществом будет опыт в B2B, международных проектах, консалтинге, торговле, GR, дипломатии, торговых палатах или крупных компаниях.
Уверенный русский и английский, грамотная деловая переписка на обоих языках. Китайский — преимущество.
Свободная работа с календарями, CRM, таск-менеджерами, Google Docs/Sheets, презентациями.
Высокая организованность, способность держать одновременно много задач и контактов.
Конфиденциальность и надёжность.

Условия: