Executive Assistant / Operations Coordinator в международный фонд

Мы ищем Executive Assistant / Operations Coordinator, который обеспечит бесперебойную работу международного финтех-фонда. Эта роль полна драйва: предстоит много общаться с людьми, строить процессы и держать высочайшую планку качества. Нам нужен человек-система, который проактивно создаёт и улучшает процессы, автоматизирует рутину с помощью AI, самостоятельно решает административные вопросы "от и до", а так же проявляет твёрдую заботу о времени и фокусе руководителя.

Наш клиент — финтех-проект, создающий финансовую инфраструктуру для частного технологического сектора (эквити-пулинг для фаундеров до IPO). Проект имеет статус Registered Investment Advisor под контролем SEC. В управлении фонда более $150 млн. Команда из 30 человек работает удаленно в разных точках мира.

Миссия роли состоит в обеспечении прозрачной и эффективной работы компании, включая управление операционкой, комплаенсом, вендорами и расписанием партнера, чтобы ничего не терялось, а команда могла сфокусироваться на главном.

Распределение задач

20-30% личные задачи партнера / 70-80% операционные задачи компании.

Какие будут задачи

• Поддержка руководителя (20-30%):

  • Букирование билетов, отелей и оформление доставок (Нью-Йорк, Европа).

  • Подготовка к встречам: сбор agenda, предоставление проработанных решений.

  • Помощь в поиске факультативов для детей и визовых вопросах.

• Операционная поддержка команды (70-80%):

  • Комплаенс и безопасность: работа с регуляторными требованиями SEC, обновление протоколов и политик.

  • Бюджетирование: контроль бюджетов на технику и онбординг, работа с корпоративными картами Brex.

  • Организация масштабных оффсайтов: поиск локаций, логистика, план мероприятий (TravelPerk).

  • Управление устройствами: покупка, трекинг и настройка доступов для 30 сотрудников.

  • Написание скриптов и автоматизация рутины с помощью ChatGPT, Codex и Claude.

Тебе будет комфортно работать, если ты

• Имеешь уровень английского С1 (устный и письменный).

• Обладаешь структурным и аналитическим мышлением, доводишь задачи до конца без микроменеджмента.

• Очень усидчив, въедлив и кропотлив: тебе окей раз за разом вгрызаться в сложные процессы и документы (например, регуляторные требования SEC), досконально разбираться, как с этим работать, и внедрять понятные регламенты для всей команды.

• Активно применяешь AI-инструменты на практике.

• Знаешь основы кибербезопасности или готов(а) быстро в них разобраться.

• Проактивен(на), умеешь отстаивать свою точку зрения и находить лучшие решения.

• Ассертивен(на) и готов(а) напоминать руководителю о приоритете его комфорта и wellbeing.

Условия

• Зарплата: 3000 - 4500 USD gross.

• Оформление: контрактор с американской компанией. Кандидат самостоятельно оплачивает налоги.

• График: удаленная работа, тайм-зона CET. Рабочие часы с 10:00 до 19:00.

• Доступность: быть на связи в выходные во время перелетов руководителя.

• Командировки: присутствие на оффсайтах раз в квартал.

• Бенефиты: бюджет на онлайн-обучение до $2,500 в год, компенсация мобильной связи $100 в месяц, медицинская страховка (после испытательного срока).

• Перспективы: возможность роста в сторону COO, компания приветствует горизонтальное и вертикальное развитие.