Офис-менеджер/секретарь

Москва, Поклонная улица, 3

Метро: Кутузовская

Описание вакансии

В компанию, занимающуюся проектированием и производством радиоэлектронного и силового электрического оборудования, требуется офис-менеджер/секретарь

Обязанности:

Обеспечивать функционирования офиса: заказывать канцтовары, расходные материалы, воду и другие товары по поручению непосредственного руководителя;
Осуществлять ежедневное и периодическое обслуживание кофемашины в соответствии с инструкцией по эксплуатации, а именно: проводить опорожнение, промывку поддона для капель и контейнера для отходов (кофейной гущи) — по мере заполнения, но не реже одного раза в день; выполнять очистку системы подачи молока (капучинатора) с использованием специальных средств после завершения работы с молоком, а также общую промывку диспенсера в конце рабочего дня; производить очистку от кофейных масел и удаление накипи (декальцинацию) согласно графику производителя или по мере появления соответствующего сигнала на индикаторе аппарата; соблюдать технику безопасности и правила гигиены при работе с пищевым оборудованием и чистящими средствами;
Соблюдать этику делового общения как внутри компании так и в общении с контрагентами
Контролировать работу курьерской службы и технического персонала;
Принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию и звонки;
Вести делопроизводство в своей зоне ответственности;
Обеспечивать исправность офисного и хозяйственного оборудования;
Организовывать поездки и командировки: заказывать билеты, бронировать гостиницы, в том числе для работников Общества, работающих вахтовым методом, согласно утвержденному графику работ, и осуществлять иные задачи по поручению непосредственного руководителя;
Принимать участие в организации корпоративные мероприятия;
Формировать бюджет расходов на офисные нужды и формировать еженедельный отчет;
Следить за чистотой в офисе, координация клининговой компании;
Своевременно и в полном объеме обрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию;
Организация первичного приема посетителей. Оформление постоянных и временных пропусков;
Координация выдачи сим карт сотрудникам (смена тарифа, подключение/блокировка к корпоративным тарифам);
Обеспечивать рабочие места работников Общества необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
Вести журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда и ознакомлять новых работников в день приема под роспись с инструктажем по технике безопасности, гигиене труда и пожарной безопасности;
Взаимодействие с компаниями-арендаторами, подрядными организациями по вопросам, связанным с деятельностью Компании;
Взаимодействие с компаниями по вопросам формирования фирменного стиля компании, фирменного оформления рекламной продукции и изготовления брендированной продукции;
Поиск и анализ необходимой информации, по запросу руководства;
Ведение договоров и относящихся к ним, закрывающих документов: по аренде офиса в Москве, парковке в Москве, заказу билетов, отелей, трансфера, медицинских клиник, обучающих центров, курьерских и клининговых служб;
Прием и отправка корреспонденции в отделениях Почты России от лица Общества;
Вести контрольно-регистрационную картотеку;
Координация иностранных специалистов при оформлении карт дактилоскопии и получении медицинских документов необходимых для предоставления в государственные органы;
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых работниками Общества (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
Ведение деловой переписки с контрагентами;
Обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;
Выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции;
Заменять сервисного координатора в период отсутствия.