Секретарь руководителя проекта

Секретарь руководителя проекта (с навыками Python и 1С)

ЗАО «СММ» - отечественный лидер в области тяжелого машиностроения, специализирующийся на проектировании, изготовлении, монтаже и сервисном обслуживании тяжелого грузоподъёмного оборудования для портов, транспортных терминалов, верфей и промышленных предприятий.

Обязанности:

• Классические функции секретаря:

Встреча гостей, организация чаепитий/кофе-брейков, заказ канцелярии, воды, хозтоваров.

Контроль чистоты и порядка в переговорных.

Обеспечение жизнедеятельности офиса.

Организация служебных поручений руководителя (подарки партнёрам и коллегам, такси и т.п.).

• Документооборот и календарь:

Ведение календаря Руководителя проекта и оего заместителей (планирование встреч, переносы, напоминания).

Назначение и полное сопровождение совещаний (сбор повесток, рассылка приглашений, бронирование переговорных, подключение к ВКС\Teams).

Протоколирование совещаний (запись, расшифровка, рассылка, контроль исполнения поручений).

Подготовка проектов писем, приказов, служебных записок под диктовку.

Работа с входящей и исходящей документацией (регистрация, сканирование, рассылка, подшив в дела).

• Командировки и логистика:

Полная организация командировок для руководителей и сотрудников (внутренний документооборот).

Самостоятельная проработка маршрутов (логистика: поезд ↔ отель ↔ место встречи, стыковки, трансферы).

Бронирование отелей для командированных.

Подготовка и сдача авансовых отчетов по командировкам.

• Администрирование документооборота в 1С (оператор):

Внесение, корректировка и контроль движения документов в 1С: Документооборот (входящие/исходящие письма, приказы, договоры, служебные записки).

Регистрация карточек контрагентов, создание и печать счетов/актов в 1С.

Формирование простых отчетов в 1С (реестры документов, отчет по командировкам, контроль исполнительской дисциплины).

• Автоматизация рутины (Python — скрипты для себя и отдела):

Написание небольших скриптов на Python для ускорения секретарской работы, например:

Автоматическая рассылка протоколов по списку из Excel;

Автозаполнение типовых шаблонов писем и приказов;

Массовое переименование и сортировка сканов документов;

Напоминание о сроках командировок и авансовых отчетов;

Автопроверка заполнения полей в документах перед передачей в 1С.

• Опыт работы секретарём/ассистентом от 1 года;

• Обязательно: Уверенное владение 1С: Документооборот (редакция 2.1 или 3.0) — на уровне оператора;

• Плюсом: Английский (чтение документации к Python-библиотекам).

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• Полностью белая заработная плата, своевременные выплаты 2 раза в месяц;

• Работа в городе Санкт-Петербург, пер. Гривцова, д. 1/64, лит. А;

• Режим работы 5/2 с 8.30-17.30, сокращенный рабочий день в пятницу до 16.15;
• Социальные гарантии (оплачиваемые больничные, отпуска);
• После года работы страхование по ДМС;
• Предоставление субсидий от компании;
• Премирование от компании в связи с юбилейными датами работника, вступлением в брак, рождением ребенка;
• Насыщенная корпоративная жизнь (праздники, обучения, спортивные мероприятия, групповые экскурсии);
• Спортивные команды (баскетбол, волейбол).