Ассистент менеджера по закупкам

Мы ищем ассистента менеджера по закупкам для операционного сопровождения закупок и поставок.

Основная задача — поддерживать актуальность данных, вести учет, контролировать информацию по заказам, поставкам и оплатам, а также обеспечивать менеджера по закупкам необходимыми данными для принятия решений.

Важны внимательность к деталям, любовь к порядку в таблицах и системный подход к работе.

Чем предстоит заниматься

Ведение учета и таблиц

Заполнение и оперативная актуализация информации в основных рабочих таблицах компании:

• товары в пути;
• данные по грузам и поставкам;
• суммы оплат поставщикам и логистическим компаниям;
• информация о товарах (комплектация, габариты, вес, технические характеристики, особенности товара);
• контроль полноты информации по новым товарам и заказам для дальнейшей работы смежных подразделений;
• данные по заказам поставщикам;
• подготовка и актуализация данных для расчета юнит-экономики и себестоимости товаров.

Контроль полноты, актуальности и корректности данных в рабочих таблицах.

Контроль поставок

Сопровождение поставок на всех этапах движения товара от поставщика до поступления груза в РФ:

• получение и актуализация информации о готовности и отгрузке заказов от поставщиков;
• получение информации от логистических компаний о приемке товара, отправке грузов и плановых сроках доставки;
• мониторинг соблюдения плановых сроков производства, отгрузки и доставки;
• своевременное информирование менеджера по закупкам об изменении сроков и иных отклонениях по поставкам;
• сбор информации по возникающим отклонениям и передача менеджеру по закупкам для принятия решений.

Учет оплат и подготовка данных для себестоимости

• Сбор информации по оплатам поставщикам, логистическим и иным подрядным организациям.
• Распределение оплат по статьям расходов в рабочих таблицах (закупка товара, логистика, дополнительные расходы и др.).
• Внесение распределения расходов после проверки и подтверждения менеджером по закупкам.
• Внесение согласованных данных в рабочие таблицы и учетную систему МойСклад.
• Подготовка и актуализация данных для расчета себестоимости товаров.
• Ведение таблицы учета задолженности поставщикам и логистическим компаниям.
• контроль своевременного внесения данных по оплатам и расходам в рабочие таблицы
• Внесение итоговых данных по себестоимости в МойСклад после расчета себестоимости менеджером по закупкам

Сопровождение заказов и подготовка документов

• Подготовка заказов поставщикам на основании данных, предоставленных менеджером по закупкам.
• Внесение заказов в учетную систему МойСклад.
• Ведение последовательности документов по каждому заказу в учетной системе: заказ поставщику; счет поставщика; исходящий платеж; приемка товара.
• Контроль полноты и корректности данных по заказам.
• Сбор и систематизация документов по поставкам (инвойсы, упаковочные листы и другие сопроводительные документы).
• Контроль наличия полного комплекта документов по заказу до момента его завершения
• Формирование и поддержание полного комплекта документов по каждому заказу для дальнейшей работы менеджера по закупкам, логистических компаний и брокеров.

Наши ожидания

Мы ищем внимательного, системного и ответственного человека, который умеет работать с большим объемом информации и доводить задачи до результата.

Для нас важно:

• внимательность к деталям и цифрам;
• умение самостоятельно разбираться в вопросах и искать причины возникающих ошибок;
• способность доводить задачи до конца, а не бросать их на полпути;
• готовность честно говорить, если что-то непонятно, и задавать вопросы для понимания задачи;
• ответственность за качество своей работы;
• умение самостоятельно организовывать свою работу и соблюдать сроки выполнения задач;
• конструктивная коммуникация как внутри команды, так и с подрядчиками.

Обязательные требования:

• уверенное владение Google Таблицами;
• понимание базовых формул и принципов работы с таблицами;
• уверенное владение базовой математикой (проценты, доли, сложение, вычитание, умножение, проверка расчетов);
• способность работать с большим количеством данных и цифр;
• умение анализировать информацию, выявлять расхождения в данных и самостоятельно находить причины.

Будет преимуществом:

• опыт работы в закупках, логистике, ВЭД или маркетплейсах;
• опыт работы в МойСклад или других учетных системах.

Что мы предлагаем

• Полностью удаленный формат работы.
• Работу в небольшой команде без лишней бюрократии.
• Понятные и предсказуемые задачи.
• Работу с таблицами, данными, учетными системами и документами.
• Постановку и контроль задач через TickTick.
• Возможность самостоятельно планировать рабочий день при соблюдении сроков выполнения задач.
• Нет постоянного контроля процесса работы, но есть контроль результата, сроков и качества выполнения задач.
• Регулярное обучение и поддержка на этапе адаптации.
• Еженедельные командные созвоны и рабочие встречи по закупкам.

Условия сотрудничества

• Перед собеседованием предусмотрено небольшое тестовое задание для оценки внимательности, системности мышления и навыков работы с таблицами.
• После успешного прохождения тестового задания предусмотрена оплачиваемая тестовая неделя.
• Далее — оплачиваемый испытательный срок продолжительностью 1 месяц.

На период испытательного срока (1 месяц):

• фиксированный оклад 30 000 руб;
• дополнительный бонус до 10 000 руб по результатам прохождения испытательного срока.

После прохождения испытательного срока доход составляет 40 000–60 000 ₽ в месяц (оклад + KPI).

Размер KPI зависит от качества и своевременности выполнения задач, точности внесения данных и соблюдения сроков.

Для отклика

В начале сопроводительного письма укажите слово «Ассистент».

Также кратко напишите:

1. Ваш опыт работы с Google Таблицами и какими формулами пользуетесь в работе.
2. Есть ли у вас опыт работы в закупках, логистике, маркетплейсах или учетных системах.
3. Ваши зарплатные ожидания.