Офис-менеджер

Наши ожидания от Вас:

— Высшее профессиональное образование.

— Опыт работы 1-3 года.

— ПК - опытный пользователь (MS Word, MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint и т.д.).

— Знание основ делопроизводства.

— Умение работать с локальными нормативными актами.

— Навыки делового письма.

— Знание делового этикета.

— Ответственность.

— Пунктуальность.

— Коммуникабельность.

— Умение работать с оргтехникой.

Ваши обязанности:

Содействие Административному директору в:

— Постановке операционных целей и задач подразделениям поддержки организации.

— Оценке рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

— Организации выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

— Формировании бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

— Обеспечении организационной, документальной и информационной деятельности компании и Генерального директора.

— Осуществлении информационно-аналитической и организационно-административной деятельности организации и её руководителя.

— Руководстве деятельностью по документационному обеспечению управления организацией.

— Выполнении поручений руководителя.

— Обеспечении и контроле выполнения поручений руководителя в рамках компании другими исполнителями.

— Осуществлении внутрикорпоративного документооборота (разработка, подготовка и согласование регламентов, инструкций, приказов и прочее).

— Контроле исполнения документов в организации.

— Ведении, архивации, обработке, подготовке, согласовании и отслеживании всего документооборота; (Договоры, письма, акты, регистрационные документы); выставлении счетов, подписании актов, первичных документов, подготовке закрывающих документов и пр.)

— Осуществлении деятельности по повышению эффективности корпоративного управления организацией.

— Подготовке документов для участия в тендерах, аккредитации компании.

— Подготовке документов для прохождения проверок в саморегулируемых организациях.

— Участии в формировании корпоративной культуры предприятия и организации корпоративных мероприятий, обеспечении учёта и управлении сувенирной продукцией.

— Подготовке (по заданию юриста) сопроводительных писем, сообщений электронной почты и копий, отправке заказной корреспонденции и курьерской почты.

— Выставлении счетов, подготовке закрывающих документов.

— Внедрении эффективных процессов в области управления персоналом.

— Проведении адаптационных мероприятий: организации выхода работника на работу, определении и организации рабочего места работника, подготовке всех необходимых документов.

— Ведении документации по учету и движению персонала:

— составлении и согласовании трудовых договоров работников;

— оформлении приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки;

— формировании и ведении личных дел сотрудников;

— ведении и хранении трудовых книжек;

— ведении табеля рабочего времени;

— проверки правильности оформления листков нетрудоспособности;

— учёте рабочего времени сотрудников и оформлении сверхурочной работы.

— Организации специальной оценки труда сотрудников, оценки профессиональных рисков.

— Доведении информации по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

— Управлении закупками: оборудование, расходные материалы, канцелярские товары, офисная мебель и т.д.

— Решении всех административно-хозяйственных вопросов, связанных с работой офиса с помощью внутренних ресурсов и подрядных организаций. В обеспечении бесперебойной работы офисного пространства.

— Взаимодействии с арендатором по вопросам аренды.

Условия для Вас:
— Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
— Просторный современный офис в центре Санкт-Петербурга (ст. метро Горьковская).
— Гибкий график начала рабочего дня, с понедельника по пятницу.
— Удобные рабочие места с современной мебелью и техникой.
— Бесплатные кофе, чай, карамельки.
— Работа в отличном коллективе профессионалов.
— Отсутствие токсичности внутри компании.

Если Вас и нас всё устроит, – с радостью примем Вас в наш дружный коллектив!