Бизнес- ассистент

Мы в поиске бизнес - ассистента генерального директора. Основными задачами будут контроль исполнения поручений, управление расписанием и организационная поддержка директора компании, документационное обеспечение.

Компания - разработчик ИТ-решений для крупного бизнеса, органов власти и государственных компаний. Cоздают цифровые платформы, сайты, мобильные и десктопные приложения, игры, геоинформационные сервисы со встроенной навигацией, высоконагруженные системы, музейные экспозиции и электронные стенды.

Основные задачи:

1. Контроль исполнения поручений:

- Контроль исполнения устных и письменных поручений генерального директора;

- Контроль сроков исполнения поручений сотрудниками компании;

- Регулярное отслеживание статусов исполнения по каждому поручению;

- Формирование и предоставление генеральному директору статус-отчетов о ходе и результатах выполнения поручений;

- Подготовка статусов по проведенным встречам для дальнейшего контроля выполнения принятых решений.

2. Управление расписанием и приоритетами:

- Ведение и оптимизация рабочего календаря генерального директора;

- Отслеживание повесток встреч, совещаний и внутренних обращений сотрудников.

3. Документационное обеспечение:

- Подготовка, оформление и написание официальных исходящих писем от имени генерального директора, в том числе в адрес компаний государственного сектора;

- Обеспечение соблюдения требований к официальной переписке с госсектором (регистрационные номера, ссылки на исходящие документы, сроки ответа, корректность реквизитов и формулировок);

- Контроль статуса исходящих официальных писем, наличия ответов и подтверждений о доставке/ получении;

- Организация подготовки документов к встречам и совещаниям генерального директора;

- Протоколирование совещаний c последующим закреплением поручений и решений в информационной системе Jira.

4. Организационная поддержка:

- Организация командировок, деловых поездок и встреч (включая бронирование билетов, гостиниц, трансферов, взаимодействие с консьерж-службами и такси);

- Информационно-аналитическая поддержка (поиск данных по запросам).

Наши ожидания:

- Опыт работы на аналогичной должности (бизнес-ассистент, помощник руководителя, секретарь-референт) с поддержкой первых лиц компаний - не менее 3 лет, из которых не менее 1–2 лет с явным функционалом взаимодействия с компаниями госсектора;

- Наличие опыта взаимодействия с компаниями из госсектора в рамках предыдущих мест работы;

- Понимание структуры и иерархии типовых госорганов (ФНС, Минпромторг, Минцифры, Росреестр, администрации, комитеты и пр.).

- Навыки официальной коммуникации и подготовки писем с соблюдением делового стиля, требований к оформлению исходящей документации (шапка, ссылки, обоснования, приложения, резолюции).

- Знание типовых форматов запросов, уведомлений, пояснительных записок, ответов на предписания;

- Опыт ведения переписки с компаниями госсектора как в бумажном, так и в электронном виде (в том числе через системы Контур, Госуслуги, официальные порталы).

- Сильные навыки планирования календаря, тайм-менеджмента, безупречная пунктуальность;

- Опыт постановки поручений на контроль и отслеживания статусов их исполнения (в том числе в Jira или других информационных системах).

- Высокая стрессоустойчивость и твёрдость характера;

- Развитое чувство персональной ответственности за результат;

- Владение нормами делового этикета в переписке и устной коммуникации;

- Понимание общих принципов проектного управления;

- Базовые знания о функциях и ключевых ролях в ИТ-секторе (руководители проектов, аналитики, разработчики, дизайнеры) — для эффективной коммуникации по статусам задач;

- Готовность к ненормированному рабочему дню.

Будет плюсом:

- Опыт работы в компаниях, которые взаимодействуют с регулирующими органами (финансовый сектор, телеком, гособоронзаказ, лицензируемые виды деятельности).

- Знание законодательных требований к срокам ответа на запросы госорганов (ФЗ № 59, регламенты ведомств).

- Навыки работы в системах электронного документооборота (СЭД) и порталах госуслуг для юрлиц.

Условия:

- Работа в стабильной компании, реализующей масштабные мультимедийные проекты по всей России;

- Работу в дружной команде профессионалов, которые любят свою работу;

- Возможности для профессионального роста;

- Работу в аккредитованной ИТ - компании;

- График работы 5/2;

- Комфортный офис класса А на м. Цветной бульвар;

- Достойную з/п (обсуждается индивидуально с соискателем).