Офис-менеджер

Санкт-Петербург

Метро: Зенит

Описание вакансии

Офис-менеджер в спортивную организацию
График 5/2 с 10.00 до 19.00
Периодические рабочие выходные
Дружный коллектив

Требования к кандидату

образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное
стаж аналогичной работы — не менее 1 года
владение офисной техникой (копир, сканер, принтер)
навыки работы с программами Microsoft Office (Word, Excel)
знание основ делопроизводства

Обязанности
Обеспечивает приём и обработку входящих телефонных звонков, фиксирует и передаёт служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании

организует документооборот: приём, регистрацию и учёт входящей и исходящей корреспонденции; хранение и архивирование документов; контроль сроков исполнения поручений
выполняет копировально-множительные работы по поручению руководства
готовит проекты писем, запросов и иных документов, касающихся деятельности компании
ведёт базы данных и печатает служебные материалы
организует совещания и заседания: оповещает участников о времени, месте и повестке дня; обеспечивает материально техническое сопровождение
организует командировки сотрудников: заказывает авиа и железнодорожные билеты; бронирует гостиницы; оформляет командировочные документы
обеспечивает материально техническое снабжение офиса: закупает канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности; организует приёмку, учёт, хранение и выдачу материалов
контролирует состояние офисного оборудования и коммуникаций: выявляет неисправности; вызывает специалистов для ремонта и технического обслуживания

В ДНИ ПРОВЕДЕНИЯ СПОРТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ офис-менеджер выходит на работу в выходные дни в качестве менеджера вип-зоны:

- подготовка работы вип-зоны

- коммуникация с гостями мероприятия

- взаимодействие с подрядчиками/кейтерингом/иными службами