Ведущий специалист в приемную

Алматы, улица Жандосова, 67

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществлять приём и регистрацию посетителей, обеспечивать их своевременное информирование и направление к руководителю или соответствующим сотрудникам.
Организовывать работу приёмной, обеспечивать её порядок и соблюдение делового этикета.
Принимать и распределять входящие телефонные звонки, электронную и бумажную корреспонденцию.
Осуществлять отправку исходящей корреспонденции, взаимодействовать с курьерскими и почтовыми службами.
Вести график встреч и переговоров руководителя, контролировать своевременность их проведения.
Обеспечивать подготовку переговорных комнат (чистота, наличие воды, канцтоваров, технического оборудования).
Оказывать информационное и организационное содействие посетителям и сотрудникам компании.
Вести журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции, а также учёт посетителей (при необходимости).
Контролировать своевременное обеспечение приёмной необходимыми канцтоварами, расходными материалами и поддерживать их наличие.
Выполнять поручения руководителя и обеспечивать оперативное взаимодействие между подразделениями компании
Обеспечение посетителей необходимой информацией, чай/кофе при ожидании
Организация командировок сотрудников (билеты, гостиницы, документы)

Требования:

Образование и опыт:
• среднее специальное или высшее образование (желательно в сфере управления, администрирования, экономики или лингвистики);
• опыт работы офис-менеджером, секретарём, администратором или ассистентом руководителя приветствуется.

Знания и навыки:
• знание делового этикета и правил телефонных переговоров;
• навыки делового общения и грамотная устная и письменная речь;
• уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта, офисное оборудование);
• базовые знания документооборота и офисной организации;
• умение работать с оргтехникой (принтер, сканер, факс).
Знание казахского языка обязательно!
Личные качества:
• организованность и внимательность к деталям;
• ответственность и исполнительность;
• доброжелательность и коммуникабельность;
• стрессоустойчивость и умение работать в многозадачном режиме;
• аккуратность, опрятный внешний вид.