Административный менеджер / Head of Staff

Обязанности:

1. Договорная работа — Подготовка, оформление и регистрация договоров аренды офисных и иных помещений;

— Ведение реестра действующих договоров, контроль сроков и условий;

— Первичная проверка договоров на предмет соответствия требованиям компании перед передачей юристу.
2. Инфраструктура и сервисы — Заключение и сопровождение договоров на телекоммуникационные услуги (интернет, телефония, ИТ-сервисы);

— Взаимодействие с провайдерами, контроль оплаты и качества услуг;

— Оперативное решение инфраструктурных вопросов офиса.
3. Документооборот и корреспонденция — Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— Оформление и подача заявлений, форм, анкет в государственные органы, банки, партнёрские организации;

— Ведение архива документов компании (в т.ч. в электронном виде); — Нотариальные доверенности, апостиль, легализация — организация процесса.
4. Закупки и административные расходы — Организация закупок товаров и услуг для нужд офиса;

— Сбор коммерческих предложений, выбор поставщиков в рамках установленного бюджета;

— Контроль наличия расходных материалов, оргтехники, мебели; — Подготовка авансовых отчётов и первичной документации для бухгалтерии.
5. Административная поддержка руководства — Организация встреч, переговоров, командировок;

— Travel-поддержка: визы, билеты, гостиницы;

— Выполнение оперативных поручений руководителя.

• Опыт на аналогичной позиции от 2 лет;
• Знание казахстанского документооборота, работы с ЦОН, eGov, порталами госорганов;
• Грамотный русский язык (казахский — плюс);
• Уверенный пользователь MS Office, Google Workspace;
• Самостоятельность, инициативность, умение работать в режиме многозадачности;
• Астана — обязательно, готовность к периодическим поездкам.

Административный менеджер несёт ответственность за:

• своевременность и корректность оформления документов;
• сохранность и конфиденциальность переданных материалов;
• соблюдение сроков по всем закреплённым задачам.