Офис-менеджер

Москва, Большой Саввинский переулок

Метро: Киевская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

регистрация входящей/исходящей документации (занесение в реестр);
составление описей и подготовка к отправке исходящей документации (подписание конверта, помещение документов в конверт);
сканирование документов;
сопровождение архивации документов (распределение по папкам бумажной документации согласно установленным в компании правилам);
ведение реестров оплат и контроль регулярных платежей;
мониторинг наличия расходников в офисе, размещение заказа при необходимости;
работа с курьерскими службами (вызов курьера, прием/передача документов);
работа с подрядчиками, договорами и закрывающими документами;
помощь по техническим вопросам (переподключить/перезапустить оборудование, установить катридж, проверить надежность соединения проводов в переговорной, настроить видео-конференцию для сотрудников компании);
контроль порядка в офисе, переговорных и кухонной зоне; чай/кофе гостям компании;
взаимодействие с арендодателями, эксплуатацией здания и поставщиками услуг;
ознакомление под роспись сотрудников с принимаемыми локально-нормативными актами Компании (ЛНА);
поддержка HR-процессов и корпоративного университета;
организация поздравлений сотрудников и внутренних мероприятий;
подготовка отчетности и помощь в административных вопросах.

Требования:

свободное владение ПК, мессенджерами, планировщиками;
умение расставлять приоритеты, готовность к многозадачности, владение навыками тайм-менеджмента;
знание стандартов общего делопроизводства;
знание правил составления деловых писем, распорядительных документов;
правила защиты конфиденциальной служебной информации;

Условия: