Офис-менеджер

Будем рады найти нового коллегу – офис-менеджера для работы в московском офисе.

Задачи, которые предстоит выполнять:

• Ведение входящего и исходящего документооборота: регистрация, систематизация, архивирование документов, контроль сроков исполнения.
• Ведение деловой переписки с сотрудниками, контрагентами, арендодателями, управляющими компаниями и государственными органами.
• Приём и обработка входящих обращений от сотрудников офиса, постановка задач и обратная связь по результатам.
• Организация бесперебойной работы офиса, разработка и контроль соблюдения внутренних регламентов и процедур.
• Оформление заявок на закупку товаров и услуг для нужд административного департамента и офиса в целом.
• Организация своевременного заказа воды, кофе, чая, бытовой химии и других материалов, необходимых для обеспечения работы офиса.
• Организация и контроль работы транспортной службы, координация заявок на корпоративный транспорт, такси и курьерские услуги.
• Взаимодействие с подрядными организациями по вопросам клининга, эксплуатации, ремонта, охраны, питания, курьерских и других офисных сервисов.
• Административная поддержка внутренних мероприятий, встреч, совещаний, обучающих сессий и корпоративных активностей.

Мы ожидаем:

• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером или специалистом административного департамента от 1-3 лет, желательно в крупной компании сегмента ИТ или e-Com.
• Понимание принципов офисного администрирования, документооборота, закупок и взаимодействия с подрядчиками.
• Опыт ведения деловой переписки, подготовки административных документов и работы с электронным документооборотом.
• Уверенное владение MS Office, Jira, Confluence, а также офисной техникой.
• Навыки организации работы ресепшен, пропускного режима, транспортных и офисных сервисов.
• Грамотная устная и письменная речь, умение корректно взаимодействовать с сотрудниками, гостями, подрядчиками и госорганами.
• Высокий уровень организованности, внимательность к деталям, ответственность и исполнительность.
• Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и оперативно решать административные вопросы.

Что мы предлагаем:

• Работу в аккредитованной IT-компании.
• Расширенный полис ДМС.
• Доплаты по больничным листам и days off.
• Тренажёрный зал и душевые в офисе.
• Компенсацию спорта.
• Компенсацию питания.
• Подарки и выплаты сотрудникам на значимые даты (первый день в компании, день рождения, свадьба, рождение детей).
• Комнаты отдыха с настолками, приставками, игровыми автоматами/столами.
• Релакс-зоны с массажными креслами Yamaguchi и топовыми кофемашинами.
• От 500 до 1000 ед. игрового золота на ваш аккаунт в игре ежедневно.
• Гибкое начало дня: приходим в офис с 8 до 11, уходим с 17 до 20.