Помощник руководителя / Executive Assistant (департамент)

Вакансия для того, кто держит под контролем не только календарь, но и договоры, 1С, безопасность контрагентов и внутренние процессы департамента. Здесь предстоит работать с документами, отчётами, внутренним контролем и живыми задачами — от организации мероприятия до проверки контрагента.

Чем предстоит заниматься:

• Документооборот и 1С:

– Формирование писем, счетов, служебных записок в 1С по департаменту (клубы, сотрудники, контрагенты).
– Оформление заявок на обеспечение новых сотрудников, канцтовары, хозтовары.
– Контроль жизненного цикла договоров: запрос скан-копий, отслеживание пролонгации, напоминание руководителям, контроль закрывающих документов.

• Организационная поддержка:

– Ведение календаря собраний, бронирование переговорных, подготовка встреч, протоколирование.
– Travel-поддержка: маршруты, билеты, отели, трансферы (изредка командировки).
– Организация внутренних и внешних мероприятий (ивент-поддержка).
– Отправка пригласительных писем, отчетность по мероприятиям.

• Администрирование и контроль:

– Ведение общего табеля департамента, сбор данных (опросы).
– Внутренняя безопасность: проверка контрагентов (арендодателей, подрядчиков) по базам на банкротство.
– Постановка задач дизайнерам, взаимодействие с IT, АХО, секретариатом.
– Фиксация поручений, контроль сроков, напоминание.
– Поздравления в общем чате, прочие поручения руководителя.

Что мы хотим видеть:

• Высшее образование.
• Знание английского языка на уровне B2 и выше.
• Опыт ассистентом руководителя от 1 года.
• Продвинутый ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Docs/Sheets.
• Понимание делопроизводства и документооборота.
• Идеальная грамотность (устная и письменная).
• Навыки приоритизации и многозадачности.
• Стрессоустойчивость, внимание к деталям.
• Конфиденциальность, тактичность, дипломатичность.
• Обучаемость, инициативность в рамках своих задач.