Бизнес-ассистент / Персональный ассистент / Помощник руководителя

Наша компания является управляющей организацией всех торговых павильонов Московского метрополитена, обеспечивая эффективное использование инфраструктуры метро для предоставления услуг аренды.

Мы ищем ответственного и структурированного бизнес-ассистента, который поможет руководителю навести порядок в процессах, наладить взаимодействие между отделами и контролировать ключевые договоренности.

Чем предстоит заниматься (Основные задачи):

• Административная поддержка и эффективное планирование времени руководителя: управление календарем, напоминания, организация встреч, ведение переговоров и переписок;

• Поиск, систематизация и предоставление необходимой информации по запросу;

• Подготовка аналитических и презентационных материалов по поручению руководства;

• Организация мероприятий, участие в подготовке совещаний, контроль их проведения, протоколирование встреч, оформление презентаций;

• Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение корпоративных стандартов;

• Выполнение личных поручений.

• Взаимодействие с юридическим отделом по вопросам согласования договоров поставок и оказания услуг;
• Отслеживание статусов договоров, сбор подписей и сканов, контроль соблюдения условий сделок;
• Ведение управленческой отчетности в таблицах Excel (сводные таблицы, расчеты);·
• Контроль исполнения бюджета и платежей по направлениям;
• Работа с IT-направлением: Коммуникация с контрагентами IT-сферы по вопросам предоставления услуг (хостинг, техподдержка);
• Управление информацией и документооборот: Систематизация всей поступающей информации (коммерческие предложения, внутренние отчеты, документация).
• Создание и поддержание порядка в архивах (бумажных и электронных), обеспечение быстрого поиска любых документов;
• Поиск подрядчиков, оплата заказов в строительно-ремонтной сфере.
• Взаимодействие с контрагентами по текущим операционным вопросам;
• Координация отделов: сбор информации снаружи и внутри компании (запрос данных у всех отделов) для подготовки сводок руководителю.

Наши ожидания (Ключевые навыки):

• Высшее образование (экономическое, финансовое);
• Опыт работы от 3 лет на аналогичной позиции
• Уверенное и свободное владение ПК: пакет MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Навыки работы с документами (ведение официальной переписки, анализ нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, информационных и аналитических материалов);
• Умение работать с информацией и готовить документы различного типа (проекты служебных записок, писем, информационных и аналитических материалов);
• способность анализировать большой поток информации, структурировать и представлять информацию в соответствии с целями в разном формате (текст, таблицы, схемы, презентации);
• Системное и аналитическое мышление, грамотность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, бесконфликтность, умение работать в команде, мотивация на результат.

Мы предлагаем:

• Уровень заработной платы определяется в соответствии с квалификацией кандидата и результатами собеседования;
• Центр Москвы - метро Киевская (шаговая доступность);
• График работы - 5/2 с 10:00 до 19:00;
• Соблюдение трудового законодательства РФ