Офис-менеджер

О вакансии: станьте сердцем нашей команды!

Мы ищем офис-менеджера — человека, который станет центром координации офиса и важной точкой контакта для клиентов.
Вас вдохновляет порядок, вы умеете создавать уютную атмосферу и хотите быть частью профессионального коллектива? Тогда эта вакансия для вас!

Рассматриваем кандидатов как с опытом, так и без — важно желание учиться и развиваться.

Обязанности

1. Административная поддержка и клиентский сервис

• Приём и обработка входящих звонков, распределение обращений, запись клиентов на консультации
• Обработка входящих заявок (сайт, почта, мессенджеры), занесение в CRM (Битрикс), передача в юридические отделы
• Встреча клиентов в офисе, создание комфортной атмосферы (чай/кофе)
• Исходящие звонки по базе клиентов (без холодных продаж):
  • уточнение информации по заявкам
  • согласование встреч
  • сбор обратной связи
• Поддержание оперативной коммуникации с клиентами, сопровождение

2. Организация жизнедеятельности офиса

• Заказ и приём воды, канцелярии, чая, кофе, хозяйственных товаров
• Взаимодействие с поставщиками (охрана, канцелярия, вода и др.)
• Контроль состояния офиса (бытовые вопросы, коммуникации, цветы)
• Организация работы курьера:
  • сбор задач от сотрудников
  • формирование маршрута
  • контроль выполнения и получение обратной связи
• Выполнение разовых хозяйственных поручений

3. Административно-организационная работа

• Учёт договоров и первичной документации (задания, акты)
• Подготовка документов, сканирование, копирование
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
• Ведение учётов в Excel (для руководителей)
• Подготовка дел к архивированию, ведение архива
• Организация командировок (покупка билетов, бронирование гостиниц)
• Настройка календарей сотрудникам, подключение к корпоративным системам (почта, Битрикс)
• Выдача ТМЦ сотрудникам (под акт), ключей, доступов; при необходимости — организация изготовления ключей
• Передача и приём оргтехники на обслуживание

Требования

• Навыки коммуникации и умение находить контакт с людьми
• Готовность к обучению
• Внимательность к деталям, организованность
• Базовые навыки работы с ПК (Excel, CRM — будет плюсом)
• Понимание работы с документами
• Грамотная устная и письменная речь
• Ответственность, пунктуальность, клиентоориентированность
• Готовность к регулярному общению с клиентами по телефону (без холодных продаж)

Условия

• Работа в стабильной юридической компании
• Комфортный офис в центре города
• Своевременная заработная плата (2 раза в месяц)
• Обучение и поддержка на этапе адаптации
• Дружелюбная рабочая атмосфера
• Возможности для профессионального роста

Как откликнуться

Отправьте резюме
Тема письма: Офис-менеджер ЮЭСКОМ

О компании Юридическая фирма «ЮЭСКОМ» работает с 2014 года и оказывает широкий спектр юридических услуг частным лицам и бизнесу.
Мы ценим честность, командную работу и стремление к развитию. Присоединяйтесь к нам и станьте частью команды, которая знает, как достигать целей и поддерживать друг друга!