Ресепшионист / Секретарь в приемную Председателя Правления

Административная поддержка Председателя Правления

• Организационно-техническое обеспечение деятельности Председателя Правления
• Прием документов и заявлений на подпись, подготовка необходимых материалов
• Составление писем, запросов, служебных документов и ответов по поручению руководителя
• Ведение делопроизводства приемной
• Работа с корреспонденцией и поручениями
• Прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции
• Передача документов в структурные подразделения и контроль их исполнения
• Контроль сроков исполнения поручений, приказов и служебных документов
• Проверка правильности оформления документов, передаваемых на подпись

Документооборот и информационные системы

• Ведение электронного документооборота (в т.ч. в системе «Документолог»)
• Работа с обращениями физических и юридических лиц
• Регистрация и сопровождение обращений в системах «Электронные обращения» и e-Otinish
• Подготовка отчетности и предоставление данных в государственные органы

Организация встреч и коммуникаций

• Планирование и организация рабочих совещаний
• Ведение и оформление протоколов совещаний
• Организация телефонных переговоров руководителя
• Прием, обработка и своевременная передача информации

Контроль и координация

• Контроль исполнения приказов и поручений Председателя Правления
• Контроль соблюдения сроков выполнения задач сотрудниками
• Координация процессов электронного документооборота
• Обеспечение конфиденциальности информации

Архив и учет документов

• Формирование и ведение номенклатуры дел
• Организация хранения и архивирования документов
• Регистрация и хранение приказов по основной деятельности

Командировки

• Организация и документальное сопровождение командировок Председателя Правления
• Подготовка необходимых документов, включая визовую поддержку

Дополнительно

• Консультирование сотрудников по вопросам документооборота
• Выполнение поручений руководства
• Исполнение обязанностей в соответствии с внутренними регламентами и законодательством РК

• Высшее образование
• Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года
• Уверенное владение ПК и оргтехникой
• Опыт работы в системах электронного документооборота (желательно «Документолог», e-Otinish)
• Грамотная устная и письменная речь
• Навыки деловой переписки и подготовки документов
• Высокая организованность, внимательность, ответственность, стрессоустойчивость

• Официальное трудоустройство
• График работы 5/2
• Работа в стабильной организации
• Комфортный офис в г. Алматы