Офис-менеджер

Место работы:

Бизнес-центр Edition 65, г. Алматы

Цель должности

Обеспечение бесперебойной административной и организационной работы офисных пространств, поддержание высокого уровня сервиса для резидентов и арендаторов.

Обязанности

Административная и организационная часть

• Ведение документооборота: договора, акты, счета, накладные, доверенности.
• Контроль входящей и исходящей корреспонденции, работа с курьерами.
• Подготовка пропусков и учёт посетителей.
• Ведение графика бронирования переговорных комнат, общих зон, ивентов.
• Заказ и контроль расходных материалов: вода, кофе, бумага, канцелярия, хозтовары.
• Приём заявок от резидентов и арендаторов (ремонт, уборка, техника, доступ).
• Контроль выполнения заявок технической и клининговой службы.

Коммуникация и сервис

• Ежедневное взаимодействие с арендаторами и гостями.
• Поддержание атмосферы гостеприимства и порядка в общих зонах.
• Совместная работа c управляющим.
• Контроль внешнего вида ресепшн и общих зон.
• Ведение базы арендаторов и резидентов в CRM.

Финансовая часть

• Передача первичных документов в бухгалтерию.
• Учёт мелких расходов и кассы (при необходимости).
• Контроль своевременной оплаты аренды и услуг.

Требования к кандидату

Опыт и навыки:

— Опыт работы офис-менеджером, администратором, координатором, желательно в коворкинге, отеле, БЦ или премиальном сервисе — от 2 лет.

• Уверенное владение Excel, Google Docs, CRM (Bitrix, Notion, AmoCRM и т. п.).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Понимание принципов сервиса и клиентоориентированности.
• Базовые знания документооборота и хозяйственного учёта.

Личные качества:

• Аккуратность и внимательность к деталям.
• Спокойствие и доброжелательность при общении с клиентами.
• Самостоятельность, системность, ответственность.
• Умение быстро решать мелкие организационные вопросы.
• Чистоплотность и чувство вкуса (для визуального контроля зон).