Офис-менеджер

Алматы, проспект Сакена Сейфуллина, 574/5к8

Метро: Абая

Показать контакты

Описание вакансии

1. ФУНКЦИИ
На офис-менеджера возлагаются следующие функции:
1.1. Административная поддержка деятельности Компании.
1.2. Выполнение поручений директора Компании при осуществлении последним профессиональной деятельности.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций офис-менеджер исполняет следующие обязанности:
2.1. Осуществлять:
- прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;
- работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;
- организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;
- по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
2.2. Осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.
2.3. Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.
2.4. Обеспечивать жизнедеятельность офиса:
- заказ воды по мере необходимости;
- заказ канцелярии по мере необходимости;
- осуществление подписки на периодические издания.
2.5. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;
2.6. Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
2.7. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
2.8. Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
2.9. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности.