Специалист по документообороту и проектному учету

Группа компаний (сферы деятельности ИТ, реклама, продакшн) ищет ответственного сотрудника в офис, который станет связующим звеном между руководством, контрагентами, разработчиками и нашим удаленным бухгалтером. Вы возьмёте на себя всю операционную работу с документами, контроль за их движением, подготовку данных для учёта, а также участие в план-фактном анализе и ведении управленческой отчётности по проектам и компании в целом.

Обязанности

1. Управление первичной документацией и расчеты с контрагентами

• Прием и первичная проверка входящих документов от контрагентов (акты, накладные, счета-фактуры) на соответствие требованиям законодательства.

• Взаимодействие с контрагентами: запрос недостающих документов, проведение сверок взаиморасчетов, урегулирование разногласий.

• Регистрация, сканирование и передача электронных копий документов удаленному бухгалтеру.

• Формирование и отправка исходящих документов контрагентам (акты, счета, счета-фактуры) после подготовки их бухгалтером.

2. Учёт денежных средств и кассовые операции

• Ведение кассовых операций (если есть наличные расчеты): приходные и расходные ордера, выдача денег под отчет.

• Прием и проверка авансовых отчетов сотрудников, контроль приложенных подтверждающих документов.

3. Участие в план-фактном анализе и управленческом учете

• Сбор и консолидация плановых показателей по компании и отдельным проектам (бюджеты доходов и расходов, планы поступлений и платежей) на основе данных от руководителей направлений.

• Ежедневный/еженедельный сбор фактических данных по проектам: учет фактических затрат (материалы, услуги, оплата труда, командировки), контроль за их соответствием утвержденным сметам.

• Составление смет по проектам.

• Участие в формировании управленческой отчетности: подготовка отчетов о выполнении бюджетов, анализ отклонений «план-факт» по проектам и компании в целом (в Excel или специализированных системах).

4. Поддержка специальных проектов (тендеры, Минцифры, Роспатент)

• Сбор и подготовка пакетов документов для участия в закупках по 44‑ФЗ (обеспечение заявок, отслеживание возвратов).

• Сбор первичных данных для подачи заявок в Минцифры (аккредитация, включение в реестр).

• Взаимодействие с заказчиками по вопросам документального оформления.

5. Документальное сопровождение разработки (актуально для IT-компаний)

• Разработка проектов локальных актов, регламентирующих деятельность разработчиков (совместно с руководителями отделов).

• Формирование служебных заданий для разработчиков на основе планов работ.

• Сбор и первичная проверка ежедневных/еженедельных отчётов разработчиков о выполненной работе, агрегация данных для руководителей проектов и бухгалтера (данные используются в том числе для план-фактного анализа трудозатрат).

• Ведение учета рабочего времени разработчиков (при необходимости).

• Подготовка докладных записок о результатах работы для руководства.

6. Контроль и взаимодействие с удаленным бухгалтером

• Постановка задач удаленному бухгалтеру на основе указаний руководства или выявленной необходимости (расчет зарплаты, подготовка деклараций, анализ проектов).

• Контроль сроков выполнения задач, напоминание о приближающихся отчетных датах.

• Участие в инвентаризациях, подготовке документов для проверок, архивации дел.

7. Участие в подготовке специализированной отчетности об исполнении договоров по проектам (ивенты, 44ФЗ разработка ПО, рекламных, т.п.), контроль сроков, взаимодействие с заказчиками и подрядчиками.

Требования

• Высшее профессиональное образование (финансовое, юридическое).

• Опыт работы с первичной документацией, банк-клиентом, авансовой отчетностью.

• Понимание основ управленческого учета, бюджетирования и план-фактного анализа. Опыт подготовки управленческой отчётности (в Excel или 1С:Управление холдингом / аналоги) приветствуется.

• Уверенное владение Excel (сводные таблицы, функции, диаграммы) для анализа данных.

• Желательно знание 1С (любая версия) и систем ЭДО.

• Внимательность к деталям, ответственность, умение работать с большим объёмом информации.

• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.

• Организаторские способности, умение ставить задачи и контролировать их выполнение.

Условия

• Работа в офисе (адрес м. Аэропорт), полный рабочий день (график 5/2).

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, конкурентная заработная плата (обсуждается с успешным кандидатом).

• Дружный коллектив.

• Участие в интересных проектах.