Офис-менеджер

Москва, улица Остоженка, 10

Метро: Боровицкая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

административно-хозяйственное обеспечение работы руководства Общества и сотрудников московского офиса (обеспечение канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, водой, ведение учета их расходования)
техническое обеспечение работы генерального директора и сотрудников московского офиса (заказ билетов, транспорта, организация переговоров, встреч, др.)
согласование по поручению руководства Общества отдельных вопросов с работниками структурных подразделений московского офиса, доведение до них распоряжений и приказов, координация исполнений распоряжений и указаний
сбор и подготовка справочной, аналитической и другой информации и материалов, которые необходимы руководству Общества
контроль прохождения согласования, исполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству Общества
организация получения корреспонденции, поступающей в московский офис, контроль процессов делопроизводства в Обществе, прием личных заявлений и документов, их регистрация, учет и передача (направление с использованием электронных систем документооборота) на резолюцию руководству Общества и ознакомление сотрудникам
составление запросов, писем, и иных документов
организация работы по подготовке совещаний, заседаний и переговоров, которые проводятся руководством Общества (регистрация и сбор материалов, которые необходимы, оповещение участников о месте и времени проведения, повестке дня)
планирование и консолидация годового, ежемесячного бюджета на административно-хозяйственные расходы служб Общества
участие в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, внесение предложений по его совершенствованию в Обществе
ведение номенклатуры архива административных документов, контроль за работой по сбору, комплектованию и передаче документов в архив, а также за их утилизацией по истечении сроков их хранения
контроль качества предоставления клининговых услуг
контроль нахождение персонала и сторонних лиц на территории офисного помещения (в части посещений офиса сторонними лицами, персоналом, прибывающим в командировки и возвращающимся из командировок, оформление и блокировку пропусков)
возможны выезды в служебные командировки для решения вопросов в пределах своей компетенции

Требования:

высшее образование
опыт работы по данному направлению не менее 3 лет
опытный пользователь приложений Microsoft office
опыт работы с программным обеспечением 1С:Документооборот
опыт работы с сервисом ЭДО Диадок
опыт создания внутренних процедур, регламентирующих процессы согласования документов и требований к форме документов

Условия: