Администратор офиса

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Предоставляет информацию для составления годового бюджета на закуп офисной мебели, комплектующих и расходных материалов, бакалейных, хозяйственных, канцелярских товаров, а также обо всех других административных расходах, связанных с функционированием и эксплуатацией офиса. Готовит ежемесячные отчеты об административных расходах по установленной форме;
Осуществляет взаимодействие с поставщиками товаров, исполнителями работ и услуг, арендодателями по вопросам коммунального и хозяйственного обслуживания офисов и складов работодателя в целях их эффективного функционирования и эксплуатации. Своевременно предоставляет в Бухгалтерию счета на оплату коммунальных услуг в соответствии с внутренними процедурами работодателя;
Обеспечивает офис канцелярскими, бакалейными и хозяйственными товарами, мебелью, комплектующими и расходными материалами. Производит заказ и получение визитных карточек, фирменных бланков;
Взаимодействует с Подразделением по закупкам при поиске поставщиков канцелярских, бакалейных и хозяйственных товаров, мебели, комплектующих и расходных материалов, а также принимает участие в тендере по выбору исполнителей работ и услуг. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров с контрагентами;
Принимает и распределяет почту, посылки и документы, доставленные курьерами. Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию в журнале учета. Подготавливает документы к отправке. Работает с курьерами почтовых служб с целью обеспечения надлежащей работы почтовой системы в офисе. Контролирует надлежащий документооборот между офисами работодателя в Узбекистане и за рубежом;
Осуществляет прием и контроль заявок на резервирование конференц-залов, оснащает конференц-залы бакалеей, техническим оборудованием (флип-чарт, проектор, фломастеры, бумага и т.д.), приводит конференц-залы в порядок после завершения мероприятий. Обеспечивает обслуживание деловых встреч, совещаний (сервировка стола, принятие заказа, приготовление и подача чая, кофе и пр.) с минимальным беспокойством для участников мероприятий. Оказывает поддержку по организации и проведению корпоративных мероприятий, отслеживает использование бюджетных средств и иных материальных ресурсов;
Осуществляет бронирование гостиниц, организацию транспорта, оформление транспортных билетов, виз для работников, убывающих в командировки, а также ВИП-услуг для гостей работодателя в соответствии с внутренними процедурами работодателя. Контролирует оформление и предоставление командировочных удостоверений и своевременное составление приказов на командировки;
Подготавливает и размещает информацию о кадровых изменениях, существующих локальных актах работодателя и других изменениях, связанных с деятельностью Отдела по работе с персоналом;
Обеспечивает ведение табеля учета рабочего времени работников. Контролирует получение оригиналов заявлений на отпуск, листов нетрудоспособности, а также других кадровых документов и проверяет их соответствие табелю;

Требования:

Высшее образование;
Стаж административной работы не менее 1 (одного) года;
Узбекский и русский язык – свободное владение. Знание устного и письменного английского языка на среднем уровне;
Положения, регламентирующие внутрикорпоративные отношения;
Основы деловой этики и делового общения;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности;
Организационные качества;
Пунктуальность, аккуратность, гибкость, честность, дипломатичность и навыки межличностного общения;
Ответственное отношение к документам;
Способность сохранять самоконтроль в сложных ситуациях;
Навыки владения MS Windows (Word, Excel, Power Point, Outlook);
Навыки работы с оргтехникой