Офис-менеджер | Office Manager

Основные обязанности

1. Управление офисом (около 40%)

• Ежедневная организация работы офиса: приём гостей, регистрация посетителей, обработка входящих звонков.

• Поддержание чистоты, порядка и комфортной рабочей атмосферы в офисе.

• Закупка, учёт и распределение канцелярских принадлежностей.

• Координация обслуживания и IT-поддержки офисной техники.

• Управление основными средствами и документооборотом.

2. Административная поддержка (около 30%)

• Бронирование и подготовка переговорок, обеспечение встреч необходимыми материалами.

• Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз.

• Организация корпоративных мероприятий: тимбилдинги, праздники, дни рождения сотрудников.

• Обработка курьерских отправлений и управление документами.

• Административная поддержка руководства и команды.

3. Управление поставщиками и договорами (около 20%)

• Взаимодействие с подрядчиками: управляющей компанией, клинингом, IT-сервисами, кейтерингом.

• Переговоры по сервисным контрактам, контроль административных расходов.

• Контроль качества услуг поставщиков.

• Обработка счетов и компенсаций расходов, связанных с офисом.

4. Командная координация (около 10%)

• Координация административных вопросов между командами в Москве и Гонконге.

• Административная поддержка иностранных сотрудников и гостей.

• Помощь HR в подготовке административных вопросов при оформлении новых сотрудников.

Требования к кандидату

• Опыт работы офис-менеджером или в административном управлении от 2 лет.

• Уверенное владение офисными программами (Excel, Word, PowerPoint).

• Внимательность, терпеливость, сильная клиентоориентированность.

• Хорошие коммуникативные навыки, умение работать в многозадачном режиме.

• Способность быстро реагировать на ситуации и самостоятельно решать проблемы.

• Знание английского и/или китайского на хорошем уровне.

Преимущества

• Опыт работы в международной компании или иностранной компании.

• Опыт административной работы в IT-компании, интернет-стартапе или e-commerce.

• Опыт планирования и организации мероприятий.

• Знание процедур оформления деловых виз и разрешений на работу в РФ.

• Понимание вопросов ремонта и планировки офисных помещений.

Мы предлагаем

• Рабочий день с понедельника по пятницу 10:00-18:00 (включая час обеда). Работа офисная.
• Расширенный социальный пакет.
• Дополнительные премии за участие во внутренних проектах компании.
• Насыщенная корпоративная жизнь (тренинги, тимбилдинги и другие мероприятия)
• Возможность расти в зарплате и компетенциях.
• Возможность развиваться и строить бизнес вместе с нами.