Помощник директора, офис-менеджер

Обязанности:

1. Функция "Помощник директора":

• Составление КП: размеры, описание
• Заполнение типовых договоров, претензий, пропусков, допусков
• Поиск информации в интернет (материалы, поставщики, прочая информация)
• Сверки с клиентами по бухгалтерии
• Систематизация хранения файлов по проектам и оперативный поиск по файлам и внутри файлов

2. Функция "Офис-менеджер":

• Поставщики: запрос счетов, оплата счетов, подписание УПД в ЭДО, реестр
• Покупатели: счета на оплату, реализации
• Банк-клиент, синхронизация с 1С
• Офисные нужды (канцелярия, вода, заправка картриджей, телефония, интернет, топливные карты, Яндекс курьер и т.д, )
• Поставщики: поиск информации в интернете о материалах
• Архивирование документов, сохранение на компьютере файлов
• Почта и звонки: отправка и прием писем, эл. почты, распределение звонков
• Командировки: поиск жилья, выбор транспорта, составление маршрутов, покупка билетов
• Приказы, доверенности на сотрудников, допуски, пропуски
• Сохранение фотоотчетов по папкам
• Информирование в телеграм-чатах о приходах, расходах и т д
• Порядок в офисе

3. Функция "Бухгалтер на первичку":

• Оприходование документов, авансовые отчеты
• Акты сверок
• Контроль 60, 62 счета, подотчетные средства

Условия:

• оклад
• официальное трудоустройство
• Работа 9:00-18:00 пн-пт (либо меньше часов, по согласованию)
• Все выходные и праздничные дни отдыхаем
• Гибкий график начала и конца рабочего дня – можно менять
• Перерывы на обед, перекуры – в любое время
• Возможность работать из дома – иногда
• С пониманием отношусь к утренникам, школьным собраниям, нахождению детей в офисе, отпуску домой (если нет работы), нескольким работам – ценю чужое и свое время
• Без задержек на работе, без задержек ЗП
• Работа в офисе на ул. Мазита Гафури 50 к2 (рядом аквапарк, автовокзал, Речной порт) - (автобусы №31 (остановка "Мехобъединение" ~ 4 мин), автобусы №1, №6, №53, №54 (остановка "Автовокзал" ~ 15 минут), троллейбусы №3, №5 (остановка "Автовокзал"), электричка станция "Вахитово" (~4-7 минут)
• просторный офис на 1 этаже (1 сотрудник на 20 м2 площади). В офисе 4 сотрудника, остальные на производстве, на удаленке и на аутсорсе;
• огромная бесплатная парковка, места всегда есть;
• рядом большое двухэтажное кафе-столовая "Колобок";
• кофемашина, холодильник, мироковолновка, кулер, обеденная зона;
• все компьютеры новые (мониторы 32 дюйма, процессоры Intel Core I5 32-128 Гб памяти, SSD HDD, Wifi);
• шлем виртуальной реальности Oculus Quest 3 для отдыха;

Черты характера:

• честность
• позитивность, не конфликтность
• высокая скорость работы
• коммуникативные навыки
• ответственность, взрослый подход
• умение слышать
• желание развиваться
• аналитический ум

Навыки обязательные:

• опыт в 1С: Бухгалтерия 8.3
• Опыт работы с ЭДО: СБИС, Контур
• Опыт работы с Excel, PDF, Word
• Поиск информации в интернет

Было бы неплохо, если бы имелись навыки:

• Знание оргтехники и ИТ
• Знание ПО – формул в Excel, редактирование PDF, возможности Word
• Умение поверхностно читать чертежи (планы, развертки) – поиск информации в чертежах
• CorelDraw на уровне открытия документов и поиска информации
• Эстетический интеллект
• Эмоциональный интеллект
• Жизненный опыт
• Чувство юмора

Дополнительные обязанности:

(не обязательны, но являются преимуществом для кандидата, если он захочет и сможет их выполнять – кратно будут влиять на размер ЗП):

• Чтение габаритов в CorelDraw, поиск информации, сверка кол-ва со сметой
• ПТО: сверка кол-ва конструкций в сметах, на планах
• ПТО: заполнение исполнительной документации, общение с ПТО
• Знание оргтехники и ПО (переустановка программ, VPN, ChatGPT)
• Запуск в работу небольших заказов от моего лица
• Проверка орфографии - преимущество
• Наличие вкуса (красиво/не красиво)

Распределение обязанностей, примерный % рабочего времени:

• Офис-менеджер 50%
• Помощник директора 35%
• Бухгалтер на первичку 15%

Распределение обязанностей, важность для директора:

• Помощник директора 40%
• офис-менеджер 35%
• бухгалтер на первичку 15%

Информация о компании:

Мы занимаемся проектированием, дизайном, изготовлением и монтажом навигации и художественного оформления крупных строящихся и ремонтируемых объектов (школы, садики, институты, спортивные объекты, объекты здравоохранения, отели, детские лагеря и прочие крупные объекты) по всей европейской части Российской Федерации.

Мы не занимаемся активным поиском клиентов, работаем по сарафанному радио. Информация о нас, устаревшая, но есть на сайте www.alexpress.info, в инстаграм @alexpress_kazan. Актуальные проекты готов показать.

Пожалуй, мы лучшие в навигации в Татарстане.

1. Все циклы – проектирование, дизайн, согласование, изготовление и монтаж производим собственными силами.
2. География наших работ – Россия.
3. Воплощаем накопленный с 2010 года опыт и экспертизу в объектах.
4. Собственное производство и передовые технологии – делаем то, что другие не могут в кратчайшие сроки.
5. Специализация: школы, садики, институты, лагери, объекты здравоохранения, спортивные объекты, отели, премиальные ЖК.

Нам доверяют:

• Татинвестгражданпроект, Институт развития г. Казани, Лучано.
• Стройинвестинжиниринг, Фортэкс, Ак Таш, Новастрой, ИСК Стройинжиниринг, Стройхолдинг, Сувар, КазаньСоюзСтрой, ГКС, Лэнд.
• г. Иннополис, ОАЭ «Алабуга», Росатом, РЖД, Татмелиорация, РГУ Нефти и Газа им. Губкина.
• Газпром Трансгаз Казань, Транснефть-Прикамье, Ядран.