Офис-менеджер / ассистент руководителя

1. Организация работы руководителя:

· Ведение ежедневного календаря встреч, совещаний и переговоров (планирование графика, напоминания, синхронизация времени).

· Организация командировок (покупка билетов, бронь отелей, визовая поддержка).

· Координация встреч и переговоров (бронирование переговорных комнат, организация кофе-брейков, встреча гостей).

2. Документооборот и администрирование:

· Ведение первичной документации, работа с почтой (входящей/исходящей).

· Подготовка отчетов, презентаций, писем и коммерческих предложений (на основе шаблонов или указаний руководителя).

· Создание и запуск документов на согласование;

· Сбор юридических документов, оформление доверенностей и отслеживание сроков их деятельности;

· Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, контроль исправности оргтехники).

· Организация досуговых мероприятий для сотрудников (др, корпоративы);

3. Коммуникация и связь:

· Обеспечение эффективной связи руководителя с сотрудниками компании, партнерами и клиентами (прием входящих звонков, обработка сообщений в мессенджерах).

· Фильтрация информации и звонков; решение части вопросов в рамках своей компетенции без привлечения руководителя.

4. Специальные поручения:

· Выполнение личных поручений руководителя (поиск информации, заказ билетов/столиков, оплата услуг и т.д.).

· Контроль исполнения задач, поставленных руководителем сотрудникам (сбор обратной связи, напоминание о дедлайнах).

· Опыт работы на позиции личного помощника / ассистента / офис-менеджера от 1 года.

· Уверенный пользователь ПК (MS Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint) и офисной оргтехники.

· Навыки работы в CRM-системах с необходимостью внедрения их в работу компании (например, Bitrix24, AmoCRM).

· Знание основ делопроизводства и правил делового этикета.

· Грамотная устная и письменная речь (русский язык).

· Личные качества: Высокая организованность, пунктуальность, стрессоустойчивость, умение сохранять конфиденциальность. Способность работать в режиме многозадачности и быстро переключаться между задачами.

· Желание учиться и развиваться вместе с компанией.

· Знание английского языка будет плюсом

· Место работы: Комфортный офис в Петроградском районе (м.Чкаловская)

· График работы: пн-пт 10.00-18.00

· Официальное трудоустройство : 70 000 руб. на испытательный срок, далее 100 000 руб.

· Возможность карьерного роста до личного помощника руководителя (з/п 120-150 000)