Офис-менеджер

Приглашаем в нашу команду офис-менеджера, готового к интересным и значимым проектам, а также желающего развиваться вместе с нами.

Обязанности:

• Поддержка бесперебойной работы офиса (заказ и контроль наличия канцтоваров, воды, расходных материалов, заправка картриджей, решение бытовых вопросов);
• Мониторинг работы оргтехники, взаимодействие с AT- специалистами (постановка и контроль исполнения поставленных задач), вызов специалистов по ремонту оргтехники, организация необходимых комплектующих и материалов (по заявкам);
• Взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, администрацией БЦ, службами доставки и клининга в рамках своей компетенции;
• Ведение делопроизводства (регистрация, структурирование, обработка и учёт входящей/исходящей документации и корреспонденцией в бумажном и электронном виде, оформление и подписание документов у ответственных лиц) ;
• Совершение и прием звонков;
• Организация проведения телефонных переговоров и конференций;
• Контроль документации, оформленной другими сотрудниками;
• Архивирование документации в бумажном и электронном виде;
• Контроль за работой курьера, организация логистики корреспонденции и документов ;
• Работа с почтой (подготовка корреспонденции к отправке) и курьерскими службами (DHL, Ponny Express и т.д.);
• Составление распорядительных документов организационного характера;
• Составление писем, запросов или иных документов, подготовка исходящих писем (ответов) по поручению руководителя либо в рамках своей компетенции;
• Подготовка совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение, оформление, хранение и учет протоколов совещаний;
• Контроль сроков исполнения протокольных поручений;
• Контроль за исполнением сотрудниками приказов, распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя;
• Встреча посетителей (чай/кофе), оформление пропусков;
• Выполнение иных поручений от руководителя.

Требования:

• Среднее специальное образование или высшее образование , либо дополнительное образование по данному направлению;
• Знание норм и правил делопроизводства обязательно;
• Обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
• Уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы на уровне "уверенный пользователь";
• Вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками;
• Способность работать в режиме многозадачности;
• Хорошая память для запоминания большого объёма информации;
• Высокое чувство ответственности;
• Доброжелательность;
• Коммуникабельность;
• Грамотная чёткая речь;
• Спокойный характер и стрессоустойчивость.

Условия:

• Официальное трудоустройство с первого дня: Полное соблюдение ТК РФ (оплата больничных, отпусков).
• Конкурентная заработная плата: Уровень дохода обсуждается индивидуально по результатам собеседования и зависит от вашего опыта и квалификации.
• Современный и комфортный офис: Расположен в бизнес-центре класса А "Стримлайн Плаза". Удобное расположение в пешей доступности от станций метро Авиамоторная и Шоссе Энтузиастов.
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (перерыв на обед с 13:00 до 14:00).
• Дружелюбный коллектив: Опытные коллеги, готовые делиться знаниями и поддерживать в адаптации.
• Корпоративные мероприятия, чай/кофе в офисе.
• Место работы: г. Москва, Шоссе Энтузиастов, д. 34 (БЦ Стримлайн Плаза).