Офис-менеджер

В рамках развития производственного стартапа открыта позиция Офис-менеджер.

В этой роли Вам предстоит помогать команде, создающей горнодобывающее предприятие «с нуля» и стать ее активным участником.

Вы будете не просто следовать инструкциям, а поддерживать и актуализировать существующие процессы.

• Административная поддержка генерального директора, управление графиком (планирование рабочего дня), поручениями, организация поездок/командировок (бронирование билетов, отелей, визы), работа с конфиденциальной информацией;
• Обеспечение офиса расходными материалами (канцелярия, хозяйственные товары, картриджи, чай/кофе), контроль их запасов, своевременная организация закупок;
• Подготовка, оформление и контроль договоров, отчетов, писем, презентаций, служебных записок;
• Организация рабочего пространства офиса: поддержание порядка, чистоты, организация вывоза мусора. Заказ питьевой воды, контроль за работой кулеров;
• Взаимодействие с арендодателем, службами эксплуатации здания по вопросам ремонта, уборки, клининга;
• Выдача и учет ключей, пропусков, карт доступа для сотрудников;
• Прием, регистрация, учет и распределение входящей корреспонденции (почта, курьерские службы). Подготовка и отправка исходящей корреспонденции;
• Ведение архива документов (электронного и бумажного);
• Обеспечение сотрудников канцелярскими принадлежностями, ведение их учета;
• Контроль за работоспособностью офисной техники (МФУ, сканеры, проекторы), организация ее обслуживания и ремонта. Заказ и пополнение картриджей для принтеров.
• Взаимодействие со службами поддержки IT-оборудования и телефонии;
• Работа с офисной АТС: переадресация звонков, изменение номеров, заказ услуг связи;
• Прием и размещение гостей компании, организация их встречи;
• Подготовка переговорных комнат к совещаниям (бронирование, обеспечение водой, техникой).
• Вызов курьерских служб, такси для нужд компании. Контроль за исполнением курьерских поручений.

• Высшее образование;
• Опыт работы в области управления, документоведения, делопроизводства от трех лет;
• Навыки делового общения и этикета;
• Уверенное владение офисными программами;
• Организаторские способности;
• Английский язык от Pre-intermediate (заказ билетов, гостиниц, при необходимости переписка).

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Возможности роста и профессионального развития в различных блоках HR.