Бизнес-ассистент руководителя

Мы: Магеллан Софт, занимаемся разработкой ERP-системы для управления флотом, являемся ведущим решением в данной сфере в России.

• Аккредитованная IT-компания
• Состоим в реестре Российского ПО.

Много встреч с клиентами, демо и материалов (презентации, КП, тексты). Ищем бизнес-ассистента, который поможет организовать рабочий день руководителя и держать в порядке коммуникации и материалы.

Обязанности

1) Встречи и сопровождение

• Организация встреч и ВКС: календарь, приглашения, переносы, напоминания.
• Подготовка к встречам: повестка, сбор вводных, подготовка материалов (презентация/документы/ссылки).
• Участие во встречах: фиксировать тезисы и договорённости, следить за таймингом, помогать с материалами/демонстрацией.
• После встреч: короткий отчет и список следующих шагов, рассылка участникам, контроль выполнения договорённостей.

2) Поездки и организационные вопросы

• Организация поездок по городу и командировок: маршруты, бронирования, чек-листы, оперативные изменения при форс-мажорах.
• Подготовка встреч/поездок: контакты, адреса, документы, план дня.

3) Презентации, КП и документы

• Подготовка и обновление презентаций/коммерческих предложений: структура, логика, оформление.
• Работа в Figma: верстка слайдов/макетов, поддержание единого стиля.
• Подготовка документов в Word: письма, протоколы, шаблоны.

4) Таблицы и контроль задач

• Excel/Google Sheets: формулы, аккуратное оформление таблиц.
• Ведение задач руководителя и команды (Jira / аналог): постановка задач, уточнение вводных, дедлайны, статусы, напоминания, контроль зависимостей.

5) Маркетинг и контент

• Помощь в маркетинге/SMM: понимание логики контента и метрик, участие в контент-плане и публикациях.
• Съемка и простой монтаж видео (нарезка, титры, базовая обработка) для коротких роликов/демо-фрагментов.
• Написание текстов: посты/анонсы, письма клиентам, тексты для презентаций/лендинга.
• Ведение деловой переписки: письма клиентам/партнёрам, согласование формулировок, контроль ответов и сроков.

Требования (обязательные)

• Уверенный Excel/Google Sheets (формулы + аккуратное оформление данных).
• Навык подготовки презентаций/КП (структура, логика, оформление).
• Уверенное использование нейросетей для рабочих задач.
• Уверенная работа в Word.
• Базовое понимание маркетинга/SMM и метрик.
• Навыки съемки и простого монтажа видео.
• Грамотная деловая переписка и умение общаться с клиентом (коротко, по делу, корректный тон).
• Самостоятельность, скорость реакции, умение вести несколько задач параллельно.
• Стрессоустойчивость и умение быстро понимать суть задачи.

Желательно

• Опыт бизнес-ассистентом/ассистентом руководителя/офис-менеджером/администратором.
• Опыт в B2B/IT или проектной среде.

В сопроводительном письме, просим ответить на следующие вопросы:

1) Опыт
Есть ли у вас опыт работы бизнес-ассистентом/ассистентом руководителя? Если нет, какой есть альтернативный опыт, актуальный для должности?

2) Деловая переписка — мини-кейс
Напишите письмо клиенту по итогам демо (6–10 строк):
спасибо за встречу
3 тезиса “что обсудили”
3 следующих шага (что / кто / срок)
предложите 2 времени для следующей ВКС

3) Портфолио презентаций/Figma
Прикрепите ссылку на 1 пример вашей работы: презентация/КП/слайды (PDF/Google Drive/Figma; можно обезличить). Если примера нет — коротко почему.