Помощник/ассистент руководителя

“LED Innovations” усиливает команду и открывает позицию Ассистента Директора с техническим образованием!

Мы ищем ассистента с техническим мышлением желательно (электроэнергетика), который будет понимать специфику инженерных задач, проектной документации и сможет быстро ориентироваться в рабочих процессах директора.

Цель роли: обеспечить управляемость и стабильность рабочих процессов директора, снять операционную нагрузку и повысить скорость исполнения задач.

Твои основные функции на данной позиции:

1. Управление календарём и рабочим временем директора

• Планирование встреч, приоритетов и рабочих блоков.

• Координация расписания с командой и внешними партнёрами.

• Напоминания и контроль соблюдения таймингов.

2. Организация рабочих процессов

• Подготовка к совещаниям: повестка, документы, материалы.

• Организация звонков и рабочих встреч.

• Ведение протоколов и фиксация договорённостей.

3. Контроль поручений

• Постановка задач в систему.

• Контроль сроков исполнения, получение обратной связи.

• Сообщение директору о статусах.

4. Деловая коммуникация от имени директора

• Подготовка писем, служебных записок, официальных ответов.

• Ведение рабочих переписок и согласований.

• Корректная коммуникация с клиентами, партнёрами и сотрудниками.

5. Систематизация информации

• Формирование базы знаний, архивов, протоколов.

• Поддержание порядка в информационных потоках.

6. Взаимодействие с командами

• Получение информации от сотрудников/руководителей.

• Передача задач и сообщений от директора.

• Сопровождение выполнения совместных задач.

7. Операционная поддержка директора

• Подготовка к рабочим поездкам, командировкам.

• Решение оперативных задач по запросу.

• Помощь в ежедневных процессах руководства.

  Какие результаты важны:

• Календарь директора - всегда актуален и без сбоев.

• Поручения - выполнены в срок, директор вовремя получает информацию.

• Документы - оформлены правильно и без ошибок.

Твой ценный конечный продукт - свободное время и внимание Директора компании.

Что ты должен (должна) уметь?

• Организация процессов и управление временем.

• Деловая переписка (грамотно и по делу).

• Работа с документами, Google Sheets/Excel.

• Умение быстро ориентироваться в задачах.

• Навыки структурирования информации.

• Опыт ассистирования/офис-менеджмента/project-координации желателен.

• Желательно знание Bitrix24.

• Коммуникация - четкая, структурная, своевременная.

• Рабочая нагрузка директора снижена: нет хаоса, вопросов «где/что/с кем?».

Какими качествами ты должен (а) обладать?

1. Высокая ответственность

Готовность брать задачу «под ключ», доводить её до результата, понимать последствия ошибок и соблюдать сроки без внешнего контроля.

2. Самостоятельность и умение завершать задачи

Способность работать без постоянных инструкций, быстро находить решения, закрывать задачи полностью, а не частично.

3. Внимательность к деталям

Точность в документах, датах, именах, цифрах. Умение замечать несостыковки, проверять факты и избегать ошибок в коммуникациях и документах.

4. Системность

Умение структурировать информацию, выстраивать порядок в задачах, документах, процессах. Предвидеть «узкие места» и заранее устранять хаос.

5. Коммуникабельность

Корректное и грамотное общение с сотрудниками и партнёрами. Умение вести переписку от имени руководителя и сохранять деловой тон.

6. Умение работать в условиях многозадачности

Параллельно вести несколько процессов, не теряя качество: быстро переключаться, расставлять приоритеты и контролировать сроки.

7. Способность оперативно включаться в рабочие вопросы

Готовность быстро подхватить задачу, разобраться в теме и предложить решение. Высокая скорость реакции и понимание контекста.

Что тебе дает работа у нас в компании?

• Прямая работа с директором и участие в управленческих процессах.

• Наставничество и быстрый профессиональный рост.

• Среда, где ценят инициативность, точность и ответственность.

• Возможность развиваться в управлении, HR, администрировании.

• Команда, которая работает на взаимном доверии и поддержке.

• Системное обучение и развитие профессиональных качеств.