Личный помощник к Исполнительному Директору по финансам

ОБЯЗАННОСТИ:

• Организовывать и вести документооборот в департаменте (регистрировать, систематизировать всю входящую и исходящую корреспонденцию), рассылать необходимые материалы руководителю или конкретным исполнителям, согласно принятому регламенту.
• Подготавливать необходимые документы и материалы для непосредственного руководителя.
• Вести запись встреч и переговоров непосредственного руководителя.
• Организация и проведение телефонных переговоров и других встреч непосредственного руководителя; регистрировать в его отсутствие всю полученную информацию, доводить до сведения непосредственного руководителя в полном объеме.
• Подготавливать все для совещаний, проводимых непосредственным руководителем, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня)
• Составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на письма по поручению непосредственного руководителя.
• Осуществлять контроль над соблюдением сроков выполнения поручений непосредственного руководителя.
• Организовывать прием посетителей, содействовать в оперативности рассмотрения просьб сотрудников.
• Организовать командировки руководителя и, при необходимости, сотрудников департамента (бронирование билетов, гостиниц, оформление виз, трансфер, подготовка необходимых документов для командирования).
• Осуществлять устные и письменные переводы по поручению непосредственного руководителя, в том числе последовательный перевод при необходимости.
• Вести ежемесячный табель учета рабочего времени сотрудников всего департамента и своевременно передавать в департамент по управлению персоналом и административным вопросам.
• Консолидировать всю необходимую информацию для бюджета департамента.
• Организовать обеспечение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы руководителя и сотрудников департамента.

ТРЕБОВАНИЯ:

• Высшее образование, предпочтительно в сфере финансов;
• Предыдущий опыт работы в качестве Личного помощника руководителя предпочтителен;
• Знание казахского, русского, английского языков на продвинутом уровне;
• Опыт последовательного устного и письменного переводов;
• Владение деловой письменной и устной речью;
• Знание организации делопроизводства;
• Знание систематизации и хранения служебной документации;
• Инициативность, исполнительность, внимательность, ответственность;
• Владение ПК и офисными приложениями (MS Word, Excel, Power Point) на уровне опытного пользователя.