Специалист по управлению информацией

Ведение архива оригиналов документов (бумажный архив)

Работник обязан:

производить подготовку документов в папке к архивному хранению (нумерация листов папки, составление внутренней описи документов на внутренней стороне папки, оформление обложки папки и её подпись)

обеспечивать систематизацию, хранение и учет документов в архиве оригиналов документов;

обеспечивать сохранность документов, предотвращать утрату и повреждение;

обеспечивать быстрый поиск и выдачу документов по запросу уполномоченных лиц;

контролировать сроки хранения документов.

Ведение электронного архива

Работник обязан:

• обеспечивать сканирование и оцифровку документов;
• формировать и поддерживать электронный архив с логичной структурой папок;
• контролировать соответствие электронных копий оригиналам;
• обеспечивать корректное наименование файлов и их систематизацию;
• обеспечивать оптимизацию размера электронных файлов путем их сжатия без потери читабельности и целостности документов;
• соблюдать требования по защите информации и ограничению доступа.

Акты сверок взаиморасчетов

Работник обязан:

• запрашивать у всех контрагентов акты сверок взаиморасчетов на ежеквартальной основе;
• контролировать своевременность получения актов сверок взаиморасчётов;
• обеспечивать и соействовать подписанию актов сверок взаиморасчётов как со стороны Общества, так и со стороны контрагента;
• систематизировать и хранить акты сверок в бумажном и электронном виде;
• передавать акты сверок взаиморасчётов в бухгалтерию.

Работа в программе 1С

Работник обязан:

• вносить в 1С данные по новым контрагентам;
• проверять полноту и корректность внесённой информации по контрагентам;
• актуализировать данные при изменении реквизитов;
• взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам корректности учета данных;
• выявлять дубли и информировать о их наличии отдел бухгалтерии;

Входящая и исходящая корреспонденция

Работник обязан:

• настраивать и вести учет входящих и исходящих писем (бумажных и электронных);
• регистрировать корреспонденцию в установленном порядке;
• контролировать своевременность подготовки и направления ответов на входящие и исходящие письма, предотвращать образование просроченной корреспонденции и неотработанных запросов, а также осуществлять контроль факта получения писем адресатами;
• формировать архив корреспонденции;

Требования к кандидату:

• Высшее образование (желательно в области экономики, бухгалтерии, делопроизводства или управления информацией).

• Опыт работы с архивами, документооборотом или в должности, связанной с информационным учетом, от 1–2 лет.

• Уверенные навыки работы с офисными программами (MS Office, Excel) и базами данных.

• Опыт работы с 1С будет преимуществом.

• Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность.

• Умение систематизировать информацию и поддерживать порядок в документах.

• Навыки работы с большим объемом информации и соблюдение конфиденциальности.

• Коммуникабельность, способность взаимодействовать с различными отделами и контрагентами.

Условия работы:​​​​​​​

• Мы предлагаем:

• Стабильную работу в дружной и профессиональной команде

• Возможности для обучения, роста и карьерного развития

• Оформление согласно Трудовому кодексу Кыргызской Республики

• Официальную заработную плату и социальные гарантии

Ожидание и цель:

Минимизация правовых, налоговых и операционных рисков Общества за счет надлежащего хранения документов, корректного учета контрагентов и своевременного документального взаимодействия.

Обеспечение системного управления документами и информацией Общества, направленного на сохранность документов, своевременный документооборот и достоверность учетных данных, необходимой для бухгалтерского учета, сверок взаиморасчетов и финансового контроля.

Обеспечение порядка и прозрачности документооборота Общества.

​​​​​