Бизнес ассистент

В сопроводительном напишите ваши ожидания по зарплате.
Архитектурное бюро SIO с 2007 года создает роскошные интерьеры для жизни и отдыха.

Основатель SIO - Игорь Ситкилов (архитектор, дизайнер России и Европы, автор предметов интерьера, выпускаемых серийно-европейскими фабриками-производителями).

Все наши объекты – это объекты класса ЛЮКС:

Квартиры и пентхаусы

Частные резиденции

Виллы

Наши клиенты - это успешные деловые люди, которые ценят свое время и которых мы окружаем максимальным уровнем сервиса

Архитектурное бюро SIO находится в поиске бизнес ассистента руководителя, который будет обеспечивать эффективную работу нашего руководителя и поддерживать Архитектурное бюро в целом.

Основные обязанности включают в себя управление и организацию рабочим и личным графиками руководителя, организацию встреч и переговоров, контроль над исполнением задач и поручений сотрудниками, а также участие в обеспечение премиального сервиса наших клиентов и партнеров.

Обязанности:

• Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.).
• Подготовка отчетов и протоколирования встреч руководителя, постановка задач и от Генерального директора и контроль их исполнения;
• Контроль исполнения поручений, которые были даны другим сотрудникам.
• Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль исполнения указаний и распоряжений.
• Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.
• Делопроизводство, получение, отправление, учет и регистрация корреспонденции.
• Запись на прием к руководителю, организация приема посетителей̆.
• Ведение переписки с клиентами и партнерами от лица Генерального директора
• Организацию встреч и поездок Генерального директора;
• Подготовка отчетов и протоколирования встреч руководителя, постановка задач и от Генерального директора и контроль их исполнения;
• Организация питания Генерального директора;
• Обеспечение руководителя необходимой информацией 24/7
• Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
• Задачи по офису:
• Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и другими необходимыми товарами;
• Контроль за работой офисной техники, вызов мастеров при необходимости;
• Организация и контроль работы технического персонала (уборщики, курьеры)
• Предоставление своевременно счетов на оплату телефонии и интернета, ведение реестра обязательных ежемесячных платежей в рамках своей зоны ответственности.
• Учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществление оперативного учета.
• Проведение ежегодной инвентаризации материально-технических ценностей.
• Участие в формировании бюджета расходов на офисные нужды.
• При необходимости заказ и контроль выполнения ремонтных работ в офисе
• Осуществление работы с заявками на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов.
• При необходимости привлекать и сопровождать работы специалистов для корректной работы оргтехники и интернета в офис;

• Гибкость и исполнительность;
• Рациональное мышление;
• Пунктуальность, проактивность и желание улучшать рабочее пространство вокруг себя;
• Концентрация сугубо на рабочих процессах в рабочее время;
• Презентабельный внешний вид, соблюдение офисного дресс-кода, чувство стиля (премиальный сегмент). Вы будете являться визитной карточкой Архитектурного бюро SIO;
• Рабочий телефон должен быть всегда в зоне доступа с необходимостью отвечать на звонки и сообщения не только в будние дни, но и по выходным;
• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook) и офисной техники;
• Опыт работы в аналогичной должности от пяти лет.
• Высокая стрессоустойчивость;

Условия:

• Работа в офисе в центре Москвы, расположенном между Арбатом и Патриаршими прудами;
• Пятидневный график работы с 10 до 19 с часовым перерывом на обед.
• Быть постоянно на связи с руководителем.