Executive Assistant / Бизнес-ассистент руководителя

О вакансии

Мы ищем бизнес-ассистента административно-операционного профиля, который станет надёжной опорой руководителя в управлении задачами, процессами и коммуникациями.

Это не позиция персонального ассистента «по личным поручениям».
Роль предполагает работу руками и головой: системность, контроль исполнения, техническую грамотность и инициативность.

Нам важен специалист, который:

-умеет выстраивать порядок в задачах и процессах;

-технически подкован и уверенно работает с цифровыми инструментами;

-берёт ответственность и предлагает решения, а не ждёт инструкций.

Обязанности:

Управление задачами и проектами

-Ведение и контроль задач руководителя в системе управления задачами (JIRA, ClickUp);

-Фиксация договорённостей по итогам встреч и перевод их в конкретные задачи с дедлайнами и ответственными;

-Мониторинг сроков выполнения, контроль статусов, своевременная эскалация рисков;

-Административное сопровождение стратегических и операционных проектов;

-Ведение и обновление персонального дашборда задач и ключевых показателей руководителя.

Административная и коммуникационная поддержка

-Полный цикл организации встреч: планирование, подготовка повестки и материалов, напоминания;

-Ведение деловой переписки на английском языке с партнёрами и подрядчиками;

-Координация взаимодействия с внутренними подразделениями (продажи, поддержка, операционный блок);

-Подготовка писем, презентаций, отчётов и документов на русском и английском языках.

Организация мероприятий и взаимодействие с подрядчиками

-Поиск и организация бизнес-мероприятий, конференций и профессиональных встреч;

-Взаимодействие с подрядчиками и фрилансерами: постановка задач, контроль сроков, согласование условий (в координации с операционным директором).

Управление информацией и отчётность

-Ведение электронного архива документов;

-Формирование и поддержка базы контактов с историей взаимодействия;

-Контроль важных рабочих дат и событий, ведение календаря и напоминаний;

-Подготовка регулярных сводных отчётов по задачам, проектам и статусам для руководителя.

Требования:

-Опыт работы от 3 лет в роли бизнес-ассистента / executive assistant / административного менеджера;

-Опыт работы с топ-менеджментом и сложными календарями;

-Опыт проектной координации и административного сопровождения;

-Высшее образование (менеджмент, экономика, лингвистика, филология или смежные направления);

-Английский язык -C1 и выше (деловая переписка и устная коммуникация);

-Уверенное владение системами управления задачами и проектами (ClickUp, Notion, Jira);

-Отличное знание Google Workspace / MS Office (Excel, PowerPoint);

-Навыки подготовки отчётов, презентаций и протоколов встреч;

-Техническая грамотность, уверенная работа с цифровыми инструментами;

-Системное мышление и умение структурировать информацию;

-Ответственность, инициативность, ориентация на результат;

-Высокая организованность и внимание к деталям;

-Умение самостоятельно принимать решения в рамках зоны ответственности.

Условия:

-Полностью удалённый формат работы;

-Прямое взаимодействие с собственником бизнеса;

-Участие в стратегических и операционных процессах компании;

-Высокий уровень доверия и автономности;

-Заработная плата: 140 000-180 000 ₽ в месяц (собеседования);

-Долгосрочное сотрудничество и развитие роли внутри компании;

Если ты системный, технически подкованный и ответственный специалист, которому важно влиять на результат-будем рады твоему отклику!