Офис-менеджер

I. Обзор должности

Мы ищем внимательного, эффективного и профессионального офис-секретаря на ключевую вспомогательную роль в операционной деятельности компании. Вы будете надежным помощником для руководства и различных отделов, отвечая за повседневные административные задачи, обеспечивая эффективную и оперативную работу офиса и поддерживая положительный имидж компании. Идеальный кандидат должен обладать отличными коммуникативными навыками, превосходными организаторскими способностями и умением решать проблемы.

II. Основные обязанности

1. Повседневная административная работа и прием гостей:

Ответственность за работу на ресепшене: приветствовать посетителей приветливо и профессионально, уведомлять соответствующих сотрудников.

Эффективно принимать, переадресовывать и обрабатывать звонки на основной номер, точно записывать и передавать информацию.

Управление получением, отправкой, регистрацией и распределением ежедневной почты, экспресс-доставок и корреспонденции компании.

Поддержание чистоты и порядка на ресепшене и в общих зонах, создание благоприятной рабочей среды.

Точный перевод контрактов и документов с русского или узбекского языка на китайский, переданных руководством и отделом продаж. Сопровождение руководства в краткосрочных командировках в окрестностях г. Ташкента, точный и понятный перевод диалогов между руководством и клиентами, выполнение задач деловых визитов.

Делопроизводство и управление документацией:

Свободное владение офисным ПО (Word, Excel, PowerPoint и др.) для составления, редактирования, печати и архивирования различных файлов, отчетов, писем компании.

Создание и поддержание усовершенствованной системы управления бумажными и электронными архивами, обеспечение быстрого и точного поиска документов.

Ведение, оформление и рассылка протоколов совещаний (минуток и встреч), отслеживание выполнения решений совещаний.

3. Поддержка встреч и мероприятий:

Помощь в организации и управлении внутренними встречами компании и встречами с внешними клиентами, включая бронирование переговорных, настройку оборудования (проектор, система видеоконференцсвязи и т.д.), подготовку материалов для встреч и обслуживание напитками.

Помощь в планировании и организации внутренних корпоративных мероприятий (таких как ежегодная вечеринка, тимбилдинги, празднования и т.д.)

4. Требования:

знание русского узбекского китайского языка

умение работать с документами

пунктуальность