Office Manager / Administrative & Operations Coordinator

Ключевые обязанности

1. Административное и офисное управление

• Организация ежедневной офисной деятельности (документооборот, встречи, протоколы).

• Контроль исполнения внутренних запросов и поручений CEO.

• Ведение и контроль корпоративного документооборота (входящие/исходящие документы, архив).

2. HR-координация (не HR Business Partner)

• Ведение кадровых документов и личных дел сотрудников.

• Организация онбординга новых сотрудников (чек-листы, доступы, вводный пакет).

• Координация подписания внутренних документов (HR Policy Pack, acknowledgment forms и др.).

• Поддержка процессов оценки KPI и внутренних коммуникаций (по поручению CEO).

3. Закупки и расходы (ключевая зона ответственности)

• Приём внутренних заявок на расходы и закупки.

• Проверка полноты пакета документов (обоснование, КП, договоры).

• Координация согласований расходов с Холдингом.

• Ведение реестра заявок, статусов согласования и исполнения.

• Взаимодействие с Chief Accountant по вопросам бюджета и учёта.

4. Процессная координация и контроль исполнения

• Контроль соблюдения утверждённых процедур и матриц ответственности (RACI).

• Обеспечение корректной эскалации вопросов между подразделениями.

• Поддержка внедрения и актуализации внутренних политик и процедур.

5. Взаимодействие с внешними сторонами

• Координация работы с юридическим консультантом (фриланс).

• Организация взаимодействия с Холдингом по административным и организационным вопросам.

• Поддержка коммуникаций с внешними аудиторами и проверяющими (по поручению CEO).