Личный помощник руководителя (руководитель отдела)

Обязанности:

• Планирование рабочего дня и графика на неделю;
• Информирование и напоминание о важных мероприятиях и датах;
• Обеспечение подготовки мероприятий, встреч, переговоров и совещаний, подготовка необходимых материалов, контроль их проведения, информирование участников;
• протоколирование встреч, оформление презентаций;
• Контроль исполнения обозначенных руководителем поручений, этапов реализации приоритетных проектов;
• Анализ входящей корреспонденции, включая электронную почту с маркировкой приоритетных документов;
• Ведение деловых переговоров/переписок;
• Составление писем, тезисов, текстов поздравлений;
• Проведение встреч и телефонных переговоров по поручению руководителя;
• Travel-поддержка, организация деловых и личных поездок руководителя (покупка авиа и ж/д билетов, работа с визовыми центрами, бронирование гостиниц);
• Выполнение личных поручений руководителей;
• Решение мелких бытовых задач, помощь в организации семейных бытовых вопросов, контроль и координация работы обслуживающего персонала;
• Организация и контроль вопросов логистики детей (школа, кружки);
• Организация семейных, частных мероприятий;
• Оперативное решение поступающих задач;
• Организация эффективного делопроизводства и документооборота (подготовка, оформление, обработка и хранение документов) входящего, исходящего, внутреннего потоков (письма, приказы, распоряжения, доверенности, служебные записки в бумажном и в электронном виде и т.д.);
• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя;
• Ведение электронной базы документов;
• Работа с офисной техникой, копирование, брошюрование документов, сканирование, размещение скан-копий на информационном ресурсе, оформление электронных образцов;
• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации;
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации, подготовка презентаций и сводных отчетов;
• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства;
• Подготовка организационно распорядительных документов;
• Работа в системе электронного документооборота Правительства Москвы;
• Регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения;
• Оформление доступов к информационным системам сотрудникам.

Требования:

• Пунктуальность, высокая организованность, эмпатия, знание и применение делового этикета;
• Высокий уровень организаторских способностей, инициативности и ответственности;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Навыки делового общения и переписки;
• Высокий уровень владения МосЭдо (Обязательно!!!);
• Высшее образование;
• Аналогичный опыт работы от 3-х лет;
• Свободное владение MS Office (Word, Excel, OutLook, PowerPoint и т.д.);
• Успешный опыт автоматизации рабочих процессов;
• Высокий уровень знаний нормативных актов, ГОСТов, номенклатуры дел по ведению архива.

Личные качества:

• Внимательность, аккуратность, умение работать с деталями;
• Тактичность, спокойная коммуникация, аккуратный внешний вид;
• Готовность к живому рабочему ритму в офисе;
• Коммуникабельность, активная жизненная позиция, дружелюбность, исполнительность, самостоятельность, ответственность в работе, отзывчивость.

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2;
• Офис в центре Москвы.
• Заработная плата обсуждается по итогам собеседования.