Ассистент руководителя / офис-менеджер

Мы ищем внимательного, структурного и проактивного ассистента руководителя, который возьмёт на себя организацию рабочего дня, офиса и части проектов. Работа полностью оффлайн, из офиса.

Задачи

Административная поддержка руководителя:

• Ведение календаря: планирование и координация встреч, созвонов, напоминания о важных событиях (дни рождения, дедлайны, идеи, обязательства).

• Организация командировок и поездок: покупка билетов, бронирование отелей и квартир в разных странах.

• Денежные переводы, покупка валюты, контроль базовой финансовой рутины по поручению руководителя.

Организация офиса и процессов:

• Функции офис-менеджера: порядок в офисе, закупка необходимых материалов, взаимодействие с сервисами и подрядчиками.

• Наведение порядка в документах и рабочих чатах (структурирование, своевременные ответы, актуальность информации).

• Организация мероприятий: корпоративы, бизнес-презентации, съёмки для проектов, помощь в логистике (в т.ч. переезд в другую страну).

Проектная и организационная работа:

• Подготовка и оформление ТЗ, регламентов, инструкций и отчётов.

• Контроль сроков и результатов выполнения задач по SMART: постановка задач, отслеживание прогресса, напоминания, фиксация результатов.

• Работа с подрядчиками: поиск, подбор, постановка задач, контроль выполнения, сбор закрывающих документов, оплата по согласованным условиям.

• Ведение таблиц с цифрами и финансовыми расчётами, базовой аналитики по проектам и бюджетам.

• Участие в управлении проектными бюджетами (учёт расходов, план–факт, простая аналитика).

Маркетинг и аналитика (плюсом):

• Исследование рынка, конкурентов и аудитории, формирование SWOT-анализа, подготовка аналитических отчётов, тест гипотез.

• Подготовка презентаций (для встреч, питчей, внутренних обсуждений).

• Подготовка материалов для Telegram и Instagram (брифы для дизайнеров, тексты, структура контента).

Требования

Опыт и навыки:

• Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, координатором проектов или аналогичной ролью от 1–2 лет.

• Уверенное владение:

  • Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Meet),

  • Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint),

  • Zoom (организация и модерация созвонов),

  • Xmind (майндмэпы, структурирование информации),

  • Notion (ведения базы знаний, задач, проектов),

  • Figma (просмотр и базовая правка макетов, подготовка простых материалов),

  • ChatGPT-5 (поиск информации, формирование черновиков текстов, идей, ТЗ).

• Опыт:

  • написания ТЗ, регламентов, отчётов;

  • контроля задач по SMART и работы с дедлайнами;

  • взаимодействия с подрядчиками (поиск, бриф, контроль, оплата);

  • ведения таблиц с цифрами и расчётами (в т.ч. по финансам).

Личные качества:

• Высокий уровень самоорганизации и ответственности.

• Аккуратность в документах и цифрах, внимательность к деталям.

• Способность работать в режиме многозадачности, не теряя качество.

• Готовность учиться и осваивать новые инструменты.

• Доброжелательность, такт, умение выстраивать коммуникации.

Условия

• Формат работы: полностью оффлайн, из офиса.

• График: 5/2, полный рабочий день.

• Оформление и уровень дохода — по результатам собеседования.

• Возможность профессионального роста: расширение зоны ответственности, участие в развитии проектов.