Бизнес-ассистент / Управляющий директора автосалона

О компании: Almi Motors — динамично развивающаяся компания, производящая автомобили премиум-класса. Наши инженеры создают уникальные решения, сочетающие передовые технологии и элегантный дизайн. Работая в Almi Motors, Вы получите возможность реализовать самые смелые идеи и стать частью команды, формирующей будущее автомобильного рынка.

О проекте и роли:
Мы ищем не просто Бизнес-ассистента, а правую руку и "Операционного директора в зародыше" для серийного предпринимателя, владельца крупного и среднего оффлайн-бизнеса.

Это уникальная возможность стать ключевым звеном в операционной деятельности, освободить время руководителя и обеспечить бесперебойную работу всех отделов.

Если Вы стремитесь к системности, умеете превращать хаос в четкие регламенты, мыслите языком цифр и готовы быть инициатором постоянных улучшений, эта роль для Вас. Вы станете центром координации, контролером и драйвером изменений, помогая руководителю сфокусироваться на стратегии и масштабировании. На Вас должен заканчиваться хаос и начинаться идеальный порядок. Ассистент – это команда из двух!

Ваша главная цель:
Стать незаменимым партнером руководителя, полностью взяв на себя операционное управление командой до 20 человек, систематизацию всех бизнес-процессов, аналитику и отчетность. Вы обеспечите полную прозрачность и предсказуемость в каждом направлении, гарантируя, что руководитель дистанционно видит, как идут дела в компании, и принимает решения на основе четких данных.

Ключевые задачи и зоны ответственности:

• Операционное управление командой (до 20 человек):

1. Ежедневное курирование задач всех отделов, присутствие на ежедневных планерках, запись задач и контроль их выполнения.
2. Формирование ежедневных отчетов по статусу задач для руководителя (Светланы) каждое утро и вечер.
3. Создание регламентов и трекинг работников, контроль выполнения поставленных задач.
4. Контроль и доведение до результата по каждой поставленной задаче, а не просто ее постановка.

• Наблюдательность: выявление неэффективных процессов или сотрудников и предоставление рекомендаций.
• Систематизация и структурирование бизнес-процессов:

1. Превращение хаотичных данных и процессов в четкие регламенты, чек-листы и стандарты работы с использованием XMind, MindManager или аналогичных программ.
2. Анкетирование сотрудников на предмет "болей" и проблемных зон в бизнес-процессах каждой должности, выписывание задач по улучшению и их внедрение.
3. Разработка, внедрение и строгий контроль заполнения чек-листов и регламентов (например, чек-лист по приемке автомобиля, регламент запроса авто у снабжения).
4. Постоянное выявление слабых зон в бизнес-процессах компании и разработка решений.

• Управление CRM-системой (Битрикс24 и другие):

1. Полное внедрение, ведение, оптимизация и максимальное использование функционала CRM-системы.
2. Контроль за тем, чтобы абсолютно все данные, включая клиентов учредителей, были занесены в CRM.
3. Обеспечение отсутствия неразобранных лидов и просроченных задач в воронке продаж.
4. Контроль заполнения карточек клиентов полностью.
5. Настройка постановки и контроля задач в Битрикс24, обеспечение контроля выполнения задач, поставленных руководителем.

• Аналитика и отчетность:

1. Разработка и ведение продвинутых таблиц в MS Excel (построение графиков, диаграмм, использование функций анализа данных) для наглядного представления информации.
2. Создание комплексной системы отчетности, чтобы руководитель дистанционно видел, как идут дела в компании, получая ежедневную картину в отчетах и таблицах.
3. Регулярное составление отчетов и таблиц, которые дают руководителю полное и прозрачное понимание текущего состояния дел и динамики бизнеса.
4. Мышление на языке цифр, постоянный анализ показателей и поиск точек роста. Перевод текущей разрозненной отчетности (например, в Platrum) в единую систему.

• Проактивность и инициативность:

1. Думать наперед, предвосхищать проблемы и предлагать готовые варианты решений.
2. Раз в неделю предоставлять руководителю советы и рекомендации по улучшению работы компании.
3. Неравнодушие к происходящему вокруг, доведение каждой задачи до результата.

• Коммуникация и взаимодействие:

1. Налаживание эффективных коммуникаций внутри команды и с внешними партнерами.
2. Быть всегда на связи с 9:00 до 21:00, оперативно реагировать на задачи и запросы.

Вы наш идеальный кандидат, если у Вас есть:

• Образование: высшее (не творческое).
• Опыт: от 2-х лет в должности бизнес-ассистента, обязателен опыт работы непосредственно у предпринимателя, предпочтительно серийного, с опытом в оффлайн крупном и среднем бизнесе.
• Операционное управление: подтвержденный опыт операционного управления командой (до 20 человек).
• Аналитические способности: исключительные аналитические и математические способности, умение эффективно работать с большими объемами данных и превращать хаос в понятные выводы и порядок.
• Технические навыки:

1. Продвинутый уровень владения MS Excel (уверенное использование сложных функций, построение динамических графиков и сводных таблиц).
2. Опыт работы с программами для построения блок-схем (XMind, MindManager или аналоги).
3. Глубокий опыт работы с CRM-системами, в частности Битрикс24.

• Языки: английский язык не ниже уровня В1.
• Личностные качества:

Структурность и организованность: Вы тот, на ком заканчивается хаос, а начинается порядок.

Проактивность и инициативность: Вы не просто исполнитель, вы думаете наперед, предлагаете решения и приходите с рекомендациями по улучшению.

Ответственность и наблюдательность: Вы неравнодушны к тому, что происходит вокруг, и доводите задачи до результата.

Скорость и энергичность: Вы быстро обучаетесь, адаптируетесь и действуете.

"На одном вайбе": Вы способны чувствовать ритм и задачи руководителя, работать в тесной связке.

Контролер до мозга костей: Вы умеете контролировать все процессы и людей, добиваясь поставленных целей.

Коммуникационные навыки: умение налаживать эффективные коммуникации.

• Умение видеть слабые зоны в бизнес-процессах.
• * Опыт работы в условиях высокой неопределенности и "хаоса".

Что мы предлагаем:

• Заработная плата:

На испытательном сроке (2 месяца): оклад 150 000 рублей

После испытательного срока: оклад 150 000 рублей + KPI 30 000 рублей.

KPI: достигается при полном заполнении и эффективном ведении CRM-систем отделами, отсутствием неразобранных лидов и просроченных задач, своевременным предоставлением отчетности и регулярными рекомендациями по улучшению бизнес-процессов компании, разработка и внедрение регламентов

• График работы: полная занятость: 5/2, с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00. Важно быть на связи с 9:00 до 21:00 и оперативно реагировать на задачи.
• Формат работы:

На испытательном сроке: в офисе (Москва, Ленинский проспект 119А).

После испытательного срока: полное оформление по ТК РФ, в офисе, с возможностью 2 удаленных дней в неделю.

• Карьерный рост: реальная возможность вырасти до Операционного Директора компании.
• Большой вызов: работа в динамичной среде с опытным предпринимателем, возможность напрямую влиять на развитие бизнеса, освобождая время руководителя.

Ждем, Ваше резюме!)