Офис-менеджер / Специалист канцелярии

Обязанности

• регистрация переписки Компании: заполнение карточки документа в СЭД и запуск требуемых процессов, контроль предоставления оригиналов;
• регистрация внутренних документов: заполнение карточки документа в СЭД и запуск требуемых процессов, контроль предоставления оригиналов;
• проверка документов до передачи на подписание после согласования в СЭД и передача на подписание, после – размещение скан-копии оригинала в карточке и ознакомление всех заинтересованных лиц;
• обработка документов для архивного хранения: заполнение архивных полей в карточке документа в СЭД, подшивка в дела, учет выданных оригиналов, сканирование, проставление печатей, сшивка, передача вторых экз-ров исполнителям;
• прием телефонных звонков и перевод на сотрудников по принадлежности;
• фиксирование информации, полученной по телефону и доведения до Руководителей Компании, ответственных исполнителей по принадлежности;
• ежедневный контроль порядка в офисах Компании (чистоты, наличия бумаги в принтерах, воды в кулере, своевременное обслуживание кофе-машины на ресепшене: добавление кофе/молока, чистка и пр.);
• организация встречи посетителей и гостей Компании;
• заказ канцелярских товаров;
• постановка задач Курьеру Компании;
• замещение сотрудников Канцелярии во время отсутствия (отпуск, больничный и пр.);
• выполнение отдельных задач Исполнительного директора, Руководителя и сотрудников Канцелярии в рамках своих функциональных обязанностей.

Требования:

• Опыт работы в сфере документооборота и делопроизводства от 1 (одного) года

  (знание 1С; Документооборот, Битрикс)
• Отличное знание ПК (Excel, Word) и оргтехники;
• Личные качества:
  • ориентация на результат и самостоятельность;
  • способность работать в режиме многозадачности;
  • умение работать в команде;
  • умение уверенно применять на практике свои профессиональные знания и опыт;
  • умение координировать и администрировать процессы в рамках своих задач, умение соблюдать нормы и правила;
  • умение определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время, методичность;
  • стрессоустойчивость;
  • навыки обработки большого объема документов.

Условия:

• Офис расположен в Ломоносовском р-не Л.О., п. Новоселье, ул. Институтская д. 1;
• График работы: 5/2, с 09:00-18:00;
• Официальное оформление по ТК РФ.