Офис-менеджер

Группа компаний "РИКОД" специализируется на проектировании, монтаже и обслуживании комплексных инженерно-технических средств охраны, промышленное строительство.

Мы уже более 17 лет успешно работаем на рынке, обеспечивая безопасность и надежность для наших клиентов. Оказываем полный комплекс работ по проектированию, поставке, монтажу, техническому обслуживанию высокотехнологичных систем безопасности КИТСО производственных и административных территорий по всей России.

Промышленное строительство: Капитальный ремонт, реконструкция, уже действующих промышленных предприятий, возведением зданий и сооружений, предназначенных для производственных целей, необходимых для функционирования различных отраслей промышленности.

Вас привлекает возможность стать правой рукой руководителя и активно участвовать в управлении офисом? Мы ищем энергичного и ответственного помощника, который станет неотъемлемой частью нашей команды ГК "РИКОД".

Работа предполагает режим многозадачности, высокую организованность и умение работать с приоритетами.

Обязанности:

• Обеспечение офиса всем необходимым. Канцелярскими принадлежностями (бумага, ручки, карандаши и тп.), приобретение продуктов питания: питьевая вода, одноразовая посуда, чай, кофе, сахар и др.
• Контроль состояния помещений. Следить за чистотой, исправностью техники в комнате отдыха и приема пищи, а также за комфортными условиями труда.
• Работа с подрядчиками. В сферу ответственности входит формирование заявок на мелкий ремонт бытовой техники, заявки на выдачу пропусков кандидатам и работникам офиса.
• Ведение хозяйственной документации. Работать с договорами, графиками обслуживания, реестрами имущества.
• Административная поддержка офиса. Организация переездов внутри здания, праздников, контроль ключей и пропусков.
• Логистическая поддержка. Организация командировок руководителям (приобретение билетов, бронирование гостиниц).

• Регистрация документов: входящих писем, обращений, уведомлений, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказов, распоряжений, актов).
• Контроль исполнения: Направление и отслеживание документов до адресата, проверка соблюдения сроков исполнения ими поручений.
• Оформление и проверка: Правильное оформление документов (наличие подписи, печати, реквизитов), подготовка черновиков и финальных версий по шаблонам.
• Работа с бумажным и электронным архивом: формирование структуры документов на «сервере» организации, подшивание документов в папки, заполнение описей, контроль сроков хранения и подготовки к уничтожению.
• Поддержание порядка в документообороте: Формирование папок по направлению деятельности по иерархии и номенклатуре дел (на сервере организации), постоянная работа с номенклатурой дел, помощь сотрудникам в поиске документов.
• Участие в проверках: Сбор и подача документов ревизорам, аудиторам или контролирующим органам, обеспечение доступности нужной информации.

Требования:

• Образование не ниже средне-профессионального;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Уверенный пользователь ПК, офисной техникой;
• Навыки деловой переписки и знание деловой этики;
• Внимательность в работе;
• Доброжелательность, пунктуальность, ответственность, порядочность, честность, коммуникабельность, организованность, исполнительность, стрессоустойчивость.

Условия:

• Официальное трудоустройство (выплата зарплаты 2 раза в месяц, оплата больничных, отдых в праздники);
• Работа в комфортном офисе по адресу: Якорная, 7, БЦ «Анкор»;
• График работы 5/2 с 8:00 до 17:00 (в пятницу до 16:00);
• Бесплатная парковка автотранспорта;
• Комфортная комната приема пищи, чай, кофе за счет средств компании;
• Повышение квалификации и обучение за счет компании.