Старший секретарь/Заместитель руководителя секретариата

Обязанности:

• Управление отделом (1 человек);
• Распределение заданий;
• Организация работы приемной;
• Организация и реализация процесса проведения совещаний у Руководства, в т.ч. ВКС (включая подготовку материалов и протоколирование совещаний);
• Формирование и администрирование базы протоколов (регистрация протоколов, сканирование, архивация);
• Контроль исполнения поручений руководства, совещаний (кроме производственной деятельности);
• Участие в постановке документооборота компании, составлении номенклатуры дел;
• Оптимизация и регламентация процессов по делопроизводству, деятельности секретариата, работе приемной.
• Разработка проектов распорядительных документов, организация их согласования и подписания, ознакомления исполнителей;
• Работа с корреспонденцией (прием/распределение/отправка, учет, сканирование, контроль за наличием необходимых согласований, передача на подпись);
• Обеспечение учета и хранения ОРД (в бумажном формате и в электронном виде);
• Участие в организации и обеспечении архивного хранения документации;
• Подготовка и оформление документации к архивному хранению, уничтожению (по запросу архива: отбор документов, оформление их в дела, составление описей и т.п.);
• Прием посетителей;
• Формирование бюджета секретариата и приемной;
• Планирование и обеспечение приемной канц.товарами, хоз.товарами, продуктами, чай/кофе и пр., ведение авансовой отчетности.
• Административная поддержка руководителя:

Планирование и организация рабочего дня руководителя(ведение календаря рабочего дня, организация записи, своевременное информирование о предстоящих событиях, напоминание о дедлайнах, уведомление о личных и деловых встречах и поездках);

Организация деловых встреч‚ переговоров участие в подготовке представительских мероприятий по поручению руководителя;

Выполнение отдельных поручений руководства.

Требования:

• Высшее образование;
• Навыки работы с СЭД, протоколирования, делопроизводства;
• Грамотная устная и письменная речь.

• Опыт работы от 3-х лет в аналогичной должности;

• Опыт организации и проведения совещаний;

• Опыт протоколирования совещаний;

• Желателен опыт составления номенклатуры дел, разработки регламентов;

• Опыт работы с СЭД;

• Мини-атс;

• Хорошие организаторские способности;

• Умение работать в режиме многозадачности;

• Умение оперативно и структурно работать с информацией (поиск, анализ, подготовка информации);

• Навыки работы с конфиденциальной информацией;

  Как плюс:

  - Знание основ архивного хранения или подготовкой документов к архиву, работы с документацией ДСП;

  - Опыт или участие при внедрении СЭД в части делопроизводства, архивного хранения, контроля исполнения (структура, процессы, роли, задачи и пр.).

• Работа в успешной компании, в команде интересных, увлеченных своим делом людей;
• Интересные задачи и возможность карьерного роста;
• Трудоустройство по ТК РФ и достойную заработную плату – размер обсуждается на собеседовании;
• Работу в офисе в шаговой доступности от метро;
• Обед на оборудованной кухне или в Столовой (демократичные цены);
• Забота о вашем здоровье: предоставление расширенного пакета ДМС, включая стоматологические услуги, врача офиса, вызов врача на дом, страховой полис для путешествий за границу, а так же возможность льготного страхования близких.
• График работы 5/2, 10:00 - 18:30.

Просьба указывать зарплатные ожидания в сопроводительном письме в случае отсутствия в резюме информации о заработной плате.

Если Вы хотите убедиться, что условия работы в нашей Компании соответствуют важным для Вас требованиям, укажите эти требования в сопроводительном письме, и мы Вам ответим!