Помощник/ассистент руководителя / Бизнес-ассистент

Агентство МaxDragon занимается организацией бизнес-мероприятий любого масштаба: от камерных бизнес-встреч до крупных форумов и фестивалей.

Мы в поиске ответственного и опытного ​​​​​​​Бизнес-ассистента, который поможет держать высокий темп, структурировать процессы и соблюдать дедлайны.

Пожалуйста, ознакомьтесь с вакансией до конца. Если вы почувствуете, что это именно про вас, будем рады видеть ваш отклик!

Рабочие задачи:

1. Документооборот и контроль по проектам компании:

• Согласование договоров в связке с другими отделами (юрист, бухгалтер), отслеживание изменений договорных условий, оперативное уведомление коллег, проверка корректности финальной версии.
• Сбор, анализ и структурирование данных по каждому проекту (статусы готовности и подписания документов, оплаты, изменения условий и пр.).
• Приоритезация задач, жёсткое соблюдение дедлайнов.
• Работа с партнерами и контрагентами: деловая переписка, обратная связь, контроль взаимодействия.
• Контроль оплаты счетов, обмен документами, работа в ЭДО, контроль наличия закрывающих документов.
• Работа с электронным архивом документов: наличие, актуальность, сканирование, систематизация.

2. Административная поддержка:

• Работа с информацией широкого делового профиля по заданию: поиск, систематизация, представление руководителю.
• Выполнение деловых поручений от начала и до конца: найти, заказать, организовать, принять, проконтролировать коллег, отчитаться о завершении задачи.
• Курирование встреч, в т.ч. онлайн (оповещение участников, подготовка материалов, протоколирование и краткое резюме по итогам встречи).
• Координация деловых поездок и командировок (travel-поддержка): бронирование билетов, гостиниц, подготовка визовых документов.
• Выполнение прочих поручений руководства.

• Релевантный опыт в роли бизнес-ассистента / помощника руководителя - не менее 3 лет.
• Системность - любите порядок и четкость во всем (папки, отчеты, документы и т.д.), понимаете где нужно ускорить, а где уточнить.
• Структурное мышление - быстро понимаете что нужно сделать, как организовать или улучшить процессы, умеете оперативно находить нужную информацию, умеете формулировать свои мысли "без воды".
• Самостоятельность и внимательность - за вами не нужно переделывать и перепроверять работу, вы видите не просто бумаги, а понимаете смысл (цифры, подписи, печати, наименования и пр.).
• Готовность быстро погрузится в процессы компании - если вам нужен плавный вход в должность, мы не сработаемся.
• Умение работать в быстром темпе - если появилась задача, то приступаете к решению сразу, а не откладываете до дедлайна.
• Стрессоустойчивость - обладаете внутренним стержнем, сохраняете "холодную голову" в любой ситуации.
• Умение действовать в режиме неопределенности - не теряете самообладание при резкой смене фокуса задачи, а оперативно находите оптимальное решение.
• Деловая этика - сочетание вежливости, тактичности, умения договариваться, понимание конфиденциальности информации, документов, данных.

• Официальное оформление в штат компании.
• Полностью "белая" зарплата (оклад + премия).
• Работа в графике 5/2 в стильном офисе рядом с м. Тульская (5 минут пешком).
• Рабочий день с 9:00 до 18:00 (только офис, без возможности работать удаленно).
• Оплата мобильной связи + выдаем рабочий телефон.
• Кофе, фрукты и вкусняшки как приятное дополнение к работе :)

Проверка на внимательность: в конце сопроводительного письма укажите, пожалуйста, свой знак зодиака.

ВАЖНО: резюме без сопроводительного письма и кодового слова рассматриваться не будут.​​​​​​​