Специалист по контролю за исполнением поручений

Компания ООО "СОЮЗ" (заказчик-застройщик, строительство высокоэтажной недвижимости премиум класса) — динамично развивающаяся девелоперская компания, которая стремительно завоевывает позиции на российском рынке недвижимости, ищет специалиста на вакансию Специалиста по контролю за исполнением поручений.

Обязанности:

1. Составление протоколов и контроль их исполнения:

• Подготовка и оформление протоколов совещаний;
• Фиксация всех принятых решений, поручений, сроков и ответственных лиц;
• Рассылка протоколов исполнителям и заинтересованным подразделениям;
• Мониторинг выполнения протокольных поручений, напоминание исполнителям о сроках;
• Формирование отчетности о статусе исполнения поручений по протоколам.

2. Анализ переписки (электронная почта/письменные поручения):

• Систематизация входящей и исходящей переписки по эл. почте;
• Выявление поручений и задач, содержащихся в письмах;
• Формирование на их основе поручений с указанием сроков и ответственных;
• Контроль сроков и полноты выполнения поручений

3. Ведение реестра задач:

• Создание и поддержание в актуальном состоянии централизованного реестра поручений и задач на базе 1С Документооборот, в том числе задач выполнения обязательств предусмотренных в соответствии с условиями всех действующих договоров;
• Регистрация всех задач, поступивших от Генерального директора/первого заместителя генерального директора, заместителей генерального директора, из протоколов и переписки, в том числе Приказов и Распоряжений, Договорных документов;
• Указание в реестре ответственных, сроков и текущего статуса выполнения;
• Контроль за своевременным обновлением информации по задачам исполнителями;
• Контроль сроков и полноты выполнения задач.

4. Отчетность для Генерального директора:

• Подготовка регулярных отчетов о статусе исполнения задач поручений (еженедельно/ежемесячно);
• Сводный отчет о состоянии реализации проектов с указанием выполненных, текущих и проблемных этапов;
• Аналитика по просроченным задачам и причинам их невыполнения;
• Предоставление предложений по повышению эффективности исполнения поручений.

Требования:

• Высшее образование;
• Аналогичный опыт работы от 3 лет;
• Опыт работы в строительных компаниях обязателен;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Высокий навык делового письма;
• Опыт работы в системе электронного документооборота;
• Знание стандартов делопроизводства;
• Уверенное владение ПК и оргтехникой (Word, Excel);
• Внимательность, исполнительность, аккуратность, организованность.

Условия:

• Месторасположение компании - м. "Тургеневская", “Чистые пруды”;
• Оформление по ТК;
• Зарплата белая, обсуждается с успешными кандидатами;

• Подключение к программе добровольного медицинского страхования (ДМС) с 1-го месяца.