Помощник/ассистент руководителя

Москва, Большой Саввинский переулок, 12с6

Метро: Киевская

Описание вакансии

Мы — команда, которая создает сильные впечатления через креативные подарки. TOK.gifts — это бренд, за которым стоят амбициозные проекты и крупные клиенты.

Мы ищем в свою команду Помощника/ассистента руководителя.

Обязанности:

1. Поддержка руководителя:

- ведение рабочего графика: планирование встреч, контроль сроков, согласование расписания, расстановка приоритетов.

- организация рабочего дня: формирование структуры дня, подготовка материалов к совещаниям и встречам, напоминание о ключевых задачах.

- фильтрация и координация входящей информации (почта, сообщения, звонки) – приоритизация и доведение до руководителя только релевантных вопросов.

- сопровождение деловых поездок: билеты, логистика, аккредитация, документы.

- выполнение личных поручений (организационные, бытовые, сервисные задачи).

2. Документооборот и административное сопровождение

- Подготовка документов на подпись руководителю.

3. Финансово-организационный блок

- Ведение косвенных расходов агентства: сбор, учет и контроль заявок, оплат, авансовых отчетов.

4. Организация мероприятий и коммуникаций

- Организация внутренних и внешних мероприятий: планирование, подбор площадок и подрядчиков, логистика, сметы, согласование с руководителем.

- Подготовка подарков, поздравлений, рассылок партнерам и клиентам.

- Контроль календаря дней рождений партнеров, клиентов и сотрудников; своевременная подготовка поздравлений и подарков.

5. Внутренние задачи Агентства.

- Координация и контроль выполнения поручений руководителя внутри команды.

- Поддержка корпоративных коммуникаций – сбор информации от подразделений, рассылка внутренних сообщений.

Требования:

Высокий уровень лояльности.

Способность структурировать хаотичный поток задач и удерживать приоритеты.
Навыки тайм-менеджмента, коммуникации, делового этикета.
Умение работать в режиме многозадачности.

Знание Битрикс24 (приветствуется).

Условия:

Современный офис в Деловом квартале "Московский Шелк" (м. Спортивная/м. Киевская)
График работы: 5/2 с 10:00 до 19:00, пятница - сокращенный рабочий день.
Фиксированный оклад + KPI.
Возможность карьерного роста.
Витаминные дни.
Общение на “ТЫ” и дружная атмосфера.

Если ты ищешь работу в стабильной и растущей компании, откликайся! С удовольствием пообщаемся по поводу вакансии)