Помощник/ассистент руководителя

• Планирует рабочее время руководителя, включая встречи, телефонные и прочие переговоры, собеседования и т. д., ведет и корректирует рабочий календарь руководителя.
• Организует обеспечение рабочего места руководителя оргтехникой, канцтоварами и прочими принадлежностями, способствующими его эффективной работе. Осуществляет техническую помощь руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.).
• Занимается организацией деловых встреч и совещаний руководителя, включая приглашение участников, подготовку и/или сбор материалов, обеспечение места проведения встречи (бронирование переговорной комнаты, проверка наличия необходимого оборудования), подключение теле-/видеоконференции.
• Протоколирует деловые встречи и совещания руководителя, передает протоколы на утверждение руководителю, осуществляет распределение протокола среди участников совещания.

• Организует прием посетителей руководителя: осуществляет заказ пропусков и сопровождение посетителей при необходимости. Осуществляет прием приглашенных лиц, делегаций по поручению руководителя, включая обеспечение логистики приема, организации места пребывания, необходимых встреч и т. д.

• Занимается планированием, организацией и отчетностью по служебным поездкам руководителя: логистика командировки, бронирование гостиницы и билетов, организация трансфера предоставление отчетности по командировке руководителя в соответствующие службы.

• Обеспечивает организацию делопроизводства на Энергосистемы, контролирует соблюдение правил документооборота Общества сотрудниками Энергосистемы. Ведет учет входящих и исходящих документов, поступающих руководителю. Осуществляет прием документов для руководителя через СЭД, по электронной почте, на бумажном носителе на ознакомление, исполнение, согласование, утверждение и передает их руководителю. Контролирует сроки и порядок рассмотрения и исполнения писем, заявлений, жалоб сотрудников Энергосистемы, докладывает Техническому директору Энергосистемы о случаях нарушения установленного порядка работы с письмами, заявлениями и жалобами сотрудников Энергосистемы.

• На основании заявок от подразделений Энергосистемы осуществляет подготовку, согласование в системе электронного документооборота приказов о привлечении работников Энергосистемы к работе в выходной (нерабочий праздничный день), к сверхурочной работе, передачу приказов на утверждение и регистрацию.

• Осуществляет контроль исполнения резолюций и поручений Генерального директора, заместителей Генерального директора, Вице-президентов, контролирует соблюдение сроков выполнения указаний и поручений непосредственного руководителя.

• Обеспечивает отправку и прием документов посредством ФГУП «Почта России»: оформляет в конверты, составляет реестры, обеспечивает передачу оформленных почтовых отправлений по реестру в соответствующее почтовое отделение. Обеспечивает отправку и прием документов посредством экспресс-почты.

  Ведение табеля учета рабочего времени, ведение Положения об отдыхе сотрудников станции.

• Высшее профессиональное образование.

• Уверенный пользователь ПК в программах excel, word, outlook, СЭД.
• Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года.
• Свободное владение английским будет преимущством.

Условия:

• Официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2.
• ДМС.
• Годовая премия.
• Социальный пакет (компенсация затрат на занятие спортом, компенсация отдыха, путевки в детские лагеря, спортивные и культурные мероприятия для сотрудников и членов семей).
• Оборудованные комнаты отдыха и приема пищи.
• Дополнительные дни отпуска и выходные дни.
• Поддержка сотрудников (материальная помощь, совет молодежи).