Офис-менеджер

Проектная организация ООО «ХИМПРОМПРОЕКТ» специализируется на проектах капитального строительства и технического перевооружения опасных производственных объектов (ОПО) предприятий нефтехимического комплекса. Имеет большой пакет заказов на выполнение проектных, инжиниринговых и пусконаладочных работ.

Вакансия: Офис-менеджер

Обязанности:

1. Организация и обеспечение бесперебойной работы офиса, включая поддержание порядка и чистоты в рабочих помещениях.
2. Оформление и согласование договоров аренды помещений в головном офисе и обособленных подразделениях (Казань, Нижнекамск, Набережные Челны, Самара, Санкт-Петербург), не ограничиваясь списком, в случае открытия дополнительных обособленных подразделений.
3. Контроль сроков действия договоров аренды, изменений площади и условий договоров; своевременное информирование руководства о необходимости продления или корректировки договоров. Контроль и учет первичных документов, связанных с договорами аренды.
4. Контроль за работоспособностью и исправностью оргтехники и бытовой техники общего пользования, устройств освещения, отопления и т.п..
5. Организация приобретения мебели, бытовой техники, канцтоваров и расходных материалов, необходимых для работы.
6. Приобретение спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (СИЗ). Контроль и учет первичных документов, связанных с закупкой спецодежды, спецобуви и СИЗ.
7. Обеспечение подразделений и комнаты приема пищи продуктами питания (вода, чай, кофе, печенье, пряники, конфеты, одноразовая посуда, молоко и т.д
8. Ведение журнала регистрации выдачи ключей от кабинетов, выдача ключей работникам под подпись, заказ на изготовление ключей. Контроль за использованием ключей, возврат ключей при увольнении работника.
9. Организация процесса закупки сувенирной и рекламной продукции в соответствии с утвержденным бюджетом и потребностями организации. Ведение учета наличия сувенирной и рекламной продукции на складе или в специально отведенном помещении с использованием соответствующих программных средств (например, Excel, 1С и др.).

Требования:

1. Образование:

- Среднее профессиональное (желательно по специальности "Документоведение", "Организация офисной работы", "Секретарь-референт")

- Высшее (менеджмент, делопроизводство, административная работа).

2. Опыт работы:

- Не менее 3 лет на аналогичной должности (офис-менеджер, секретарь, администратор).

Предпочтение отдается кандидатам с опытом в крупных компаниях или государственных учреждениях.

3. Профессиональные навыки

Владение ПК:

- Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

- Работа с системами электронного документооборота (СЭД) (1С:Документооборот, Directum, А2В ELMA и др.).

- Навыки работы с оргтехникой (принтеры, сканеры, МФУ).

4. Организационные навыки:

- Ведение деловой переписки, составление отчетов.

- Организация встреч, совещаний, корпоративных мероприятий.

- Управление офисными запасами (канцелярия, хозяйственные товары).

- Опыт работы с CRM-системами (AmoCRM, Битрикс24).

- Знание основ кадрового делопроизводства (трудовые договоры, приказы).

- Навыки организации командировок (бронирование билетов, отелей).

Условия:

1. Официальное трудоустройство в штат компании согласно ТК РФ.

2. График работы: пятидневная рабочая неделя с 08.30 до 17.30, выходные – суббота, воскресенье.

3. Своевременная конкурентная заработная плата, дополнительный социальный пакет (ДМС, компенсации, премирование, выплаты на значимые события).

4. Удобный современный офис в центре города, с отличной транспортной развязкой и просторной бесплатной парковкой для автомобилей.

5. Месторасположение офиса организации в г. Казань: ул. Мазита Гафури, д. 50.

6. Куратор на период испытательного срока и адаптации.

7. Повышение квалификации и обучение за счет организации.

8. Для сотрудников — чай, кофе, снеки и т.п., за счет организации.

9. Корпоративные мероприятия, поощрения лучших сотрудников и др.