Секретарь-делопроизводитель в приёмную руководителя

Cпециализация

Административная поддержка · Делопроизводство · Организация документооборота · Деловая коммуникация

Кого мы ищем

Организованного и автономного секретаря с навыками делопроизводства, готового взять на себя:

• Подготовку деловой корреспонденции, оформление и учет внутренних и внешних документов.
• Организация и протоколирование совещаний.
• Ведение электронного и бумажного архива документов с соблюдением конфиденциальности.
• Прием и перераспределение звонков, встреча посетителей, предложение чая/кофе гостям и посетителям офиса.
• Организацию и контроль выполнения распоряжений руководителя.
• Подготовку презентаций, отчетов и другой информации по запросу.
• Ведение календаря руководителя, планирование и координацию встреч, совещаний и командировок.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами.

Обязательные требования

• Опыт работы административным ассистентом/секретарем/делопроизводителем от 3 лет в крупных компаниях.
• Опыт ведения делопроизводства и документооборота.
• Опыт ведения протоколов совещаний.
• Уверенное владение MS Office, оргтехникой, а также инструментами коммуникации (почта, мессенджеры, корпоративные платформы).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Высокий уровень ответственности, тактичность, деловая коммуникабельность, стрессоустойчивость.
• Умение работать в режиме многозадачности и автономно.

Основные обязанности

1. Административная поддержка

• Ведение календаря, электронных баз данных и организационное сопровождение руководителя.
• Контроль соблюдения сроков и порядка исполнения поставленных задач.
• Прием, распределение и обработка звонков.
• Информирование сотрудников об организационных изменениях и событиях.
• Контроль готовности переговорных.

2. Документационное сопровождение

• Оформление и учет входящей/исходящей корреспонденции.
• Подготовка, вычитка, корректировка писем, протоколов, распоряжений, отчетов.
• Архивация документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности.
• Ведение электронного архива, подготовка копий и справок по запросу.

3. Контроль и соблюдение внутренних регламентов

• Соблюдение политики конфиденциальности и правил допуска к документации.
• Контроль корректности оформления, регистрация внутренних актов, приказов и служебных записок.
• Реализация требований профессиональных стандартов по делопроизводству.

4. Кросс-функциональное взаимодействие

• Связь между руководителем, сотрудниками и внешними партнёрами.
• Организация командировок, заказ билетов и гостиниц.

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, заработная плата 150 000 руб. с учетом налогов, ДМС после прохождения испытательного срока, соц. гарантии.
• График: 5/2, 9:00–18:00, возможна сверхурочная занятость по согласованию.
• Комфортабельный офис в центре Москвы (шаговая доступность от метро).
• Возможности профессионального и карьерного роста.
• Дружный коллектив, корпоративные мероприятия.

Технические навыки

• MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Работа с оргтехникой (принтеры, сканеры)
• Владение системами электронного документооборота (желательно)

Личные качества

• Дисциплинированность, деловая этика
• Внимательность к деталям, оперативность
• Коммуникабельность, инициативность
• Способность к самостоятельному принятию решений

Как откликнуться

Для рассмотрения отклика необходимо направить:

• Резюме (PDF)
• Краткое мотивационное письмо (по желанию)
• Подтверждение готовности пройти полиграф
• Подтверждение готовности предоставить выписку из Госуслуг, подтверждающую стаж
• Подтверждение готовности предоставить контакты с последнего места работы для проверки рекомендаций